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WhatsApp chatbot से lead कैसे लें: leads पकड़ना, qualify करना और CRM में tag करना
Ad click से sales pipeline तक: हर lead source को WhatsApp bot से जोड़ें, buttons से qualify करें, tags और fields से grade दें, board पर stage बदलें और मंज़ूर templates से follow up करें।
लेखक Broadchat teamप्रकाशित 14 मिनट
संक्षेप में
Lead generation वाला WhatsApp chatbot चार काम करता है: हर source (ads, QR code, links, वेबसाइट) से चैट शुरू करवाता है, buttons वाले तीन-चार सवाल पूछता है, जवाब और grade contact पर सेव करता है, और hot leads को कुछ ही मिनटों में salesperson तक पहुँचाता है। Grade इस बात से दें कि lead कौन सा जवाब चुनता है, source और grade को tag करें, stages board पर ट्रैक करें, और 24 घंटे के बाद सिर्फ़ मंज़ूर templates से follow up करें।
मुख्य बातें
- हर lead source को अपना entry point दें (ad ID, पहले से भरा text, QR code), ताकि CRM को पता रहे कि हर lead कहाँ से आया।
- Lead को उस branch से grade करें जो वह चुनता है: 'इसी महीने' वाला timeline button बिना किसी formula के सीधे hot tag लगा सकता है।
- जवाब Super Fields में और grade व source tags में रखें; फिर segments दोनों को मिलाकर follow-up campaigns बनाते हैं।
- Working hours में hot lead कुछ मिनटों में salesperson तक पहुँचना चाहिए; bot का काम उस call को छोटा बनाना है।
- 24 घंटे की विंडो के बाद हर मैसेज के लिए मंज़ूर template और lead का opt-in चाहिए; एक utility और एक marketing follow-up पहले से तय रखें।
CRM tagging के साथ WhatsApp lead generation chatbot सेट करना
Time needed: 2 h. You will need: WhatsApp Business API से जुड़ा एक नंबर, Broadchat पैनल में Chatbots और CRM, आपका ad account या QR code प्रिंटर.
Lead sources को entry points से जोड़ें
लिखें कि leads कहाँ से आते हैं (Click-to-WhatsApp ads, वेबसाइट, QR code, offline) और हर एक को अलग रास्ता दें: ad ID, पहले से भरे मैसेज का keyword या अपने text वाला QR code।
Fields, tags और pipeline field बनाएँ
CRM → Super Field में budget, timeline और requirement fields और Board View चालू वाला Dropdown field lead_stage बनाएँ। Source और grade के tag नाम तय करें, जैसे src-ctwa और lead-hot।
Entry triggers बनाएँ
Ad leads के लिए Click to WhatsApp Ads trigger वाला bot बनाएँ, और वेबसाइट व QR के पहले से भरे texts के लिए Match Keyword वाला दूसरा bot। हर bot का पहला step source का tag हो।
Qualifying सवाल पूछें
Requirement, budget और timeline के लिए buttons या list वाले Ask Question steps इस्तेमाल करें और हर जवाब उसके Super Field में सेव करें। नाम और जानकारी AI Data Collector या validation वाले text सवाल से लें।
Branch से grade दें और lead को tag करें
Timeline वाले सवाल के हर button को CRM tag step से जोड़ें: lead-hot, lead-warm या lead-cold। Save Variable Value से lead_stage को New करें।
Hot leads को sales तक भेजें
Hot leads को Working Hours से होकर Assign to Agent तक भेजें, और ad leads के लिए Send Conversion Event जोड़ें। Warm leads को काम की सामग्री दें; cold leads को ईमानदारी से बात ख़त्म करें।
Segments और templates से follow up करें
Tag has lead-warm और timeline is 'In 1-3 months' जैसे segments बनाएँ, और CRM → Bulk Campaign से opt-in वाले leads को मंज़ूर templates भेजें।
Lead generation के लिए WhatsApp chatbot क्यों
WhatsApp chatbot se lead kaise le, इसका छोटा जवाब: form भरवाकर बाद में call करने की जगह ऐसी बातचीत रखें जो lead ख़ुद अपने फ़ोन पर शुरू करे। वेबसाइट form के बाद sales टीम दो दिन बाद call करे, इसकी जगह व्यक्ति ad पर tap करता है या QR code scan करता है, tap करके तीन सवालों के जवाब देता है, और salesperson को पहले से भरे जवाबों वाला graded lead दिखता है। यह गाइड पूरा सेटअप बताती है: entry points, qualification, CRM tagging, routing और follow-up। Chatbot का बुनियादी मतलब अलग पेज पर है।
यह उन बिज़नेस के लिए है जिनकी बिक्री के लिए बातचीत ज़रूरी है: property, education, loans और insurance, गाड़ियाँ, interiors, B2B supplies और महँगी services। अगर आपकी ज़रूरत छोटी है, जैसे सिर्फ़ call से पहले ad leads को grade करना, तो अंग्रेज़ी में lead qualification use case छोटा पढ़ना है।
Step 1: Lead sources को entry points से जोड़ें
जिसका source पता नहीं, उसे सुधारा भी नहीं जा सकता। हर source को चैट में आने का अलग रास्ता दें:
| Source | Entry point | Bot उसे कैसे पहचानता है |
|---|---|---|
| Facebook और Instagram ads | Click-to-WhatsApp ad | Click to WhatsApp Ads trigger, चाहें तो हर Meta Ad ID के लिए अलग |
| वेबसाइट | wa.me link और पहले से भरे text Hi, I want a quote (web) वाला button | Match Keyword, Contains (web) |
| होर्डिंग, brochure, site board | पहले से भरे text Hi, I saw your hoarding (qr) वाला QR code | Match Keyword, Contains (qr) |
| Events और walk-ins | Stall पर QR code: Hi, I met you at the expo (expo) | Match Keyword, Contains (expo) |
Links और QR codes मुफ़्त WhatsApp link generator और QR code generator से बनाएँ। Click-to-WhatsApp ads में ख़र्च का फ़ायदा है: जब कोई ad से मैसेज करे और आप 24 घंटे के अंदर जवाब दें, तो Meta की free entry point विंडो खुलती है और मैसेज 7 दिन तक मुफ़्त रहते हैं, जिसमें qualification और पहले follow-ups आ जाते हैं। Ads सेट करने का तरीक़ा Click-to-WhatsApp ads की हिंदी गाइड में है।
Step 2: Fields, tags और pipeline field बनाएँ
Bot बनाने से पहले तय करें कि हर जानकारी कहाँ रहेगी:
- Super Fields (CRM → Super Field में) जवाबों के लिए:
requirement,budget,timeline,city। जहाँ जवाब buttons से आते हैं वहाँ Dropdown type चुनें, ताकि values एक जैसी रहें। - Pipeline field: Dropdown Super Field
lead_stage, जिसके options New, Contacted, Meeting booked, Won, Lost हों और Enable Board View चालू हो। फिर CRM → Boards हर stage के एक column वाला Kanban board दिखाता है; deal आगे बढ़ने पर salesperson card खिसकाते हैं। - Tags (CRM → Tags में) उन बातों के लिए जिन पर filter लगेगा: source (
src-ctwa,src-web,src-qr,src-expo) और grade (lead-hot,lead-warm,lead-cold)।
Tag नाम छोटे और lowercase रखें। Campaign audiences और segments इन्हीं tags पर filter करते हैं, इसलिए अभी एक जैसी naming बाद की गड़बड़ सफ़ाई से बचाती है।
Step 3: Entry triggers बनाएँ
Chatbots → Chatbots में Create Botflow पर क्लिक करें और bot का नाम "Leads: ads" रखें। Trigger Click to WhatsApp Ads चुनें। हर ad के लिए Meta Ad ID ख़ाली छोड़ें, या अलग projects के अलग सवाल हों तो ख़ास ad IDs डालें। Ad की headline {{ad_headline}} के रूप में आती है, जिसे welcome में इस्तेमाल कर सकते हैं: {{ad_headline}} में दिलचस्पी के लिए धन्यवाद। तीन छोटे सवाल, ताकि हम आपको सही जानकारी भेजें।
Trigger के बाद पहले step के रूप में Add Automation App → CRM → Assign Tags to Contact (Creates Tag if Tag not exist) जोड़ें, tag src-ctwa के साथ। फिर chatbot सूची से bot को Clone करें, copy का नाम "Leads: web and QR" रखें, उसका trigger (web), (qr) और (expo) की OR conditions वाले Match Keyword में बदलें, और अगर sources अलग-अलग tag करने हैं तो पहले tag step की जगह हर source की एक branch रखें (हर source का एक bot ज़्यादा आसान है)।
Step 4: Qualifying सवाल पूछें
सिर्फ़ वही पूछें जिससे sales का अगला कदम बदलता हो। बेंगलुरु के एक interiors स्टूडियो, Arjun Interiors, के लिए यह होगा:
- Requirement, Buttons: Full home / Kitchen and wardrobes / Single room।
requirementमें सेव। - Budget, List: ₹3 लाख से कम, ₹3-6 लाख, ₹6-10 लाख, ₹10-20 लाख, ₹20 लाख से ज़्यादा।
budgetमें सेव। - Timeline, Buttons: This month / In 1-3 months / Just exploring।
timelineमें सेव। - नाम और इलाक़ा: दो fields (नाम और locality) वाला AI Data Collector step, जो "मैं HSR Layout से काव्या हूँ" जैसा एक मैसेज भी समझ लेता है। AI नहीं चाहिए तो validation वाले दो Ask Question text steps रखें।
हर Ask Question के No Input और No Match outputs होते हैं। No Match को एक नरम याद दिलाने वाले मैसेज ("कृपया किसी एक विकल्प पर tap करें") से जोड़ें और Goto से वापस भेजें; No Input को किसी से न जोड़ें, ताकि lead चुप हो जाए तो bot शांति से रुक जाए।
Step 5: Branch से grade दें और lead को tag करें
Scoring formula की ज़रूरत नहीं। Timeline के buttons पहले ही ख़रीदारों को सिर्फ़ देखने वालों से अलग कर देते हैं, और हर button का अपना output है:
| Timeline button | लगने वाला tag | lead_stage | आगे क्या होता है |
|---|---|---|---|
| This month | lead-hot | New | अभी sales को भेजें (step 6) |
| In 1-3 months | lead-warm | New | Portfolio PDF भेजें, call का विकल्प दें |
| Just exploring | lead-cold | सेट नहीं | Price guide भेजें, विनम्रता से बात ख़त्म करें |
हर branch पर CRM tag step जोड़ें, फिर Save Variable Value जिसमें Select Field CRM Super Field lead_stage हो और value New। Budget भी सेव होता है, इसलिए बाद में segment में "इसी महीने, ₹3 लाख से कम" को "इसी महीने, ₹10 लाख से ज़्यादा" से अलग रख सकते हैं, bot को जटिल बनाए बिना।
Step 6: Hot leads को sales तक भेजें
यहाँ रफ़्तार हर दूसरे step से ज़्यादा मायने रखती है। Hot branch पर:
- Working Hours, Asia/Kolkata में आपके sales hours के साथ।
- Working hours में: Assign to Agent → Send to Department (Sales), जो चैट उस सक्रिय सदस्य को देता है जिसकी सबसे कम चैट खुली हैं, या किसी ख़ास व्यक्ति के लिए Assign Agent। फिर एक मैसेज:
धन्यवाद {{name}} जी। हमारी design टीम से रोहन अगले कुछ मिनटों में यहीं मैसेज करेंगे। - Working hours के बाहर: एक ईमानदार मैसेज जिसमें अगली बार खुलने का समय हो, और चैट फिर भी assign करें ताकि वह सुबह की queue में सबसे ऊपर रहे।
- Ad leads के लिए assignment के बाद Send Conversion Event जोड़ें, ताकि Meta सीखे कि कौन सी चैट qualified lead बनीं।
- आख़िर में Stay in Session, ताकि session के बाक़ी समय कोई दूसरा bot salesperson के बीच में न आए।
Warm leads को Send Message → Document से portfolio और call माँगने का button मिलता है; cold leads को काम की price guide और यह लाइन: "फिर से शुरू करने के लिए कभी भी QUOTE लिखें"। अगर आपकी sales टीम spreadsheets में काम करती है, तो hot branch पर Add Automation App → Google Sheet → Add New Row (V2) जोड़ें; mapping Google Sheets integration में है, और Sheet से मैसेज भेजने का हिंदी तरीक़ा Google Sheet से WhatsApp गाइड में।
Step 7: Segments और templates से follow up करें
जो leads पहली चैट में नहीं बदले, उन्हें 24 घंटे की विंडो के बाद follow-up चाहिए, और इसका मतलब है मंज़ूर templates, जो सिर्फ़ उन्हीं को जाएँ जिन्होंने आपसे सुनने के लिए हाँ कहा है।
- CRM → Segment में Create Segment पर क्लिक करें और conditions मिलाएँ, जैसे Tag has
lead-warmANDtimelineisIn 1-3 monthsAND Contact Created Date पिछले 30 दिनों में। Contacts बदलने पर segments अपने-आप अपडेट होते हैं। - दो templates मंज़ूर करवाएँ: एक utility जो उनकी माँग से जुड़ा हो ("नमस्ते {{1}}, यह रहा आपका माँगा हुआ quote…") और एक marketing बाद की याद के लिए ("इस महीने के नए modular kitchen designs…")। Lead follow-up templates में मंज़ूरी लायक़ शब्द हैं।
- CRM → Bulk Campaign में Segmented audience वाला campaign बनाएँ। Segmented audience में सिर्फ़ subscribed contacts आते हैं, इसलिए जिसने बंद करने को कहा, वह बाहर रहता है।
- Salespeople से कहें कि हर call के बाद CRM → Boards पर card खिसकाएँ, ताकि pipeline और segments सही रहें।
Bot क्या कर रहा है, यह मापें
अंदाज़े की जगह segment counts और board देखें: हर source tag वाले कितने contacts हैं, हर source का कितना हिस्सा lead-hot बनता है, कितने hot leads Meeting booked तक पहुँचते हैं, और लोग सवालों में कहाँ छोड़ देते हैं। अगर कोई source बहुत cold leads दे रहा है, तो bot नहीं, ad या पहले से भरा text सुधारें। Platform की बुनियाद के लिए WhatsApp Business API क्या है पढ़ें, और bot step by step बनाने के लिए बिना कोड chatbot गाइड देखें। Property बिज़नेस के लिए रियल एस्टेट में WhatsApp भी काम का है। जो एजेंसियाँ क्लाइंट्स के लिए lead campaigns चलाती हैं, वे यह पूरा सेटअप white-label platform पर अपने ब्रांड से दे सकती हैं।
स्रोत
- Pricing on the WhatsApp Business Platform (free entry point) — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Getting opt-in for WhatsApp — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Per-user marketing template limits — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- WhatsApp Business Messaging Policy — WhatsApp, checked 12 October 2026
Broadchat team · Product and partner success team
The people who build and support Broadchat, the white-label WhatsApp Business API platform. We write from what we see while onboarding partners and their clients on the official WhatsApp Cloud API, and we check every article against Meta's current documentation.
आख़िरी अपडेट:
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या WhatsApp chatbot lead form से बेहतर है?
जिन बिक्री में बातचीत ज़रूरी है, उनमें आम तौर पर हाँ: lead अपने फ़ोन पर शुरू करता है, tap से जवाब देता है और उसी चैट में किसी व्यक्ति से बात कर सकता है। लंबे applications के लिए forms अब भी ठीक हैं; अक्सर पहले छोटा WhatsApp qualification और फिर जानकारी के लिए form या call रखा जाता है।
कैसे पता चलेगा कि lead किस ad या QR code से आया?
हर source को अपना entry point दें: ads के लिए Click to WhatsApp Ads trigger (चाहें तो हर ad ID के लिए), और हर वेबसाइट button या QR code के लिए अलग पहले से भरा text। Bot के पहले step में source का tag लगाएँ।
जवाब देना बंद कर चुके leads को क्या मैं फिर मैसेज कर सकता हूँ?
उनके आख़िरी मैसेज के 24 घंटे के अंदर आप खुलकर जवाब दे सकते हैं। उसके बाद मंज़ूर template चाहिए, और promotional follow-up के लिए lead का opt-in भी। ये Segmented campaign से भेजें ताकि unsubscribed contacts बाहर रहें।
बिना coding के leads को score कैसे करें?
Lead जिस button पर tap करे, उसी से grade दें। किसी निर्णायक सवाल, जैसे timeline, के हर विकल्प को अपने tag step (hot, warm, cold) से जोड़ें, और segments से grade को budget जैसे सेव किए fields के साथ मिलाएँ।