बिना कोड WhatsApp chatbot कैसे बनाएँ: कोचिंग इंस्टीट्यूट का admission bot, स्टेप बाय स्टेप

आप क्या बना रहे हैं

बिना कोड WhatsApp chatbot कैसे बनाएँ, इसका जवाब है Broadchat का visual flow builder: आप कैनवस पर स्टेप रखते हैं, उन्हें लाइनों से जोड़ते हैं और फ़ॉर्म भरते हैं। न कोई स्क्रिप्ट, न developer। यह गाइड शुरू से अंत तक एक असली bot बनाती है, एक कोचिंग इंस्टीट्यूट का admission enquiry bot, क्योंकि हर मेन्यू का टूर देने से ज़्यादा जल्दी एक ठोस उदाहरण builder सिखाता है। Chatbot क्या होता है, यह पहले से पता है तो सीधे स्टेप 1 पर जाएँ।

हमारा उदाहरण है Shiksha Point Classes, जयपुर का एक JEE और NEET कोचिंग इंस्टीट्यूट। अख़बार का विज्ञापन या QR कोड वाला होर्डिंग देखकर अभिभावक और छात्र इंस्टीट्यूट के नंबर पर मैसेज करते हैं। आज दो counsellor दिन भर वही पाँच सवालों के जवाब देते हैं: कौन-सा कोर्स, कौन-सी क्लास, फ़ीस कितनी, बैच का समय क्या है, और "क्या मेरा बच्चा demo class में बैठ सकता है"। Bot यही सवाल पूछेगा, सही फ़ीस ब्रोशर भेजेगा, हर जवाब contact पर सेव करेगा, demo माँगने वालों पर tag लगाएगा और गंभीर पूछताछ ऑफ़िस के घंटों में counsellor को सौंपेगा।

स्टेप 1: बातचीत काग़ज़ पर प्लान करें

ज़्यादातर bot इसलिए फ़ेल होते हैं क्योंकि वे सब कुछ करना चाहते हैं। इस bot का एक ही लक्ष्य रखें: demo की माँग के साथ एक तैयार पूछताछ, जो counsellor को सौंपी जाए। फिर सवालों और उनके ठीक-ठीक विकल्पों की सूची बनाएँ। हर सवाल से counsellor का अगला क़दम बदलना चाहिए; अगर नहीं बदलता, तो उसे हटा दें।

WhatsApp ख़ुद वे सीमाएँ तय करता है जिनके हिसाब से डिज़ाइन करना है: एक मैसेज में ज़्यादा से ज़्यादा तीन reply बटन हो सकते हैं जिनके नाम 20 अक्षर तक हों, और एक लिस्ट मैसेज में कुल दस पंक्तियाँ हो सकती हैं जिनके नाम 24 अक्षर तक हों। इसीलिए कोर्स वाला सवाल लिस्ट है और क्लास वाला सवाल तीन बटन।

स्टेप 2: जवाब रखने वाले fields बनाएँ

जवाब तभी काम के हैं जब counsellor उन्हें देख सकें। Builder खोलने से पहले CRM → Super Field में जाकर तीन fields बनाएँ: course_interest, current_class और pincode (टेक्स्ट fields काफ़ी हैं)। Super Fields contact के custom fields हैं: ये CRM → Contact में contact के पेज पर (और contact लिस्ट में कॉलम के रूप में) दिखते हैं, सेगमेंट में condition के रूप में इस्तेमाल होते हैं, और मैसेज में {{course_interest}} जैसे variable के रूप में डाले जा सकते हैं।

अगर कोई वैल्यू सिर्फ़ इसी bot के अंदर चाहिए (जैसे कोई अस्थायी चुनाव), तो Chatbots → Bot Fields इस्तेमाल करें। Bot Fields वे variables हैं जो bot अपने पास रखता है; Super Fields contact के होते हैं।

स्टेप 3: Bot बनाएँ और trigger सेट करें

1. Chatbots → Chatbots खोलें और Create Botflow पर क्लिक करें। Builder "Untitled" नाम के नए bot के साथ खुलता है; ऊपर बाईं ओर नाम पर क्लिक करके इसे "Admission enquiry" कर दें।
2. कैनवस का पहला स्टेप (trigger) क्लिक करें। Bot Trigger में Match Keyword चुनें।
3. Conditions में बनाएँ: Incoming Message Contains admission, फिर Add OR Condition: Incoming Message Contains course, और एक और OR: Incoming Message is hi।
4. Select Channel में अपना WhatsApp नंबर जोड़ें। ख़ाली छोड़ेंगे तो bot सभी channels पर चलेगा।

Matching में बड़े-छोटे अक्षर और फ़ालतू स्पेस मायने नहीं रखते, इसलिए "Admission?" और "ADMISSION" दोनों मैच होते हैं। यही शब्द अपने QR कोड के पहले से भरे टेक्स्ट में रखें (जैसे Hi, I want admission details), ताकि स्कैन करने वाले बिना सोचे bot शुरू कर दें।

स्टेप 4: कोर्स वाला सवाल लिस्ट के रूप में जोड़ें

Quick Menu खोलने के लिए कैनवस के नीचे दाईं ओर गोल + बटन क्लिक करें, या trigger से एक लाइन ख़ाली जगह में खींचें। Ask Question चुनें, फिर:

1. सवाल का टाइप Interactive रखें। Body: Welcome to Shiksha Point Classes, Jaipur. Which course would you like details for? (हिंदी में पूछने वाले ग्राहकों के लिए हिंदी टेक्स्ट भी रख सकते हैं।)
2. Send Choices as में List चुनें। Button Text: View courses। Section Title: Courses 2026-27।
3. + Add Item In Section से पाँच आइटम जोड़ें, हर एक में Answer Label (ज़्यादा से ज़्यादा 24 अक्षर) और चाहें तो Answer Description, जैसे JEE 2027 Batch / Class 11 and 12, Mon-Sat।
4. Save Response to में CRM Super Field course_interest चुनें।
5. Save Question पर क्लिक करें।

अब लिस्ट की हर पंक्ति का अपना output डॉट है। बिना कोड वाला bot इसी तरह अलग रास्तों में बँटता है: आप हर जवाब को अलग अगले स्टेप से जोड़ते हैं। Ask Question स्टेप में No Input (व्यक्ति ने Response Waiting Time के अंदर जवाब नहीं दिया, जो डिफ़ॉल्ट रूप से 24 घंटे है) और No Match (सारी कोशिशों के बाद भी उसने लिस्ट से बाहर का कुछ टाइप किया) के output भी होते हैं। No Match को "कृपया View courses टैप करके एक चुनें" जैसे छोटे Send Message से जोड़ें और Goto स्टेप से वापस भेजें।

स्टेप 5: ज़रूरी जानकारी validation के साथ पूछें

चारों कोर्स वाली पंक्तियों को स्टेप 6 में अपना-अपना ब्रोशर मिलेगा, और "Talk to a counsellor" वाली पंक्ति सीधे स्टेप 7 के hand-off पर जाएगी। नीचे के सवाल चारों कोर्स के लिए एक जैसे हैं, इसलिए इन्हें एक बार, एक कड़ी के रूप में बनाएँ:

• छात्र का नाम: टाइप Text, Expected Answer Type (Validation) Text, Contact field Chat Name में सेव, ताकि counsellor को नंबर की जगह छात्र का नाम दिखे।
• अभी की क्लास: टाइप Interactive, Send Choices as Button, तीन बटन Class 10, Class 11, Class 12 / Dropper, current_class में सेव।
• पिन कोड: टाइप Text, validation RegExp और expression ^[1-9][0-9]{5}$, Retry Message (If Validation Fail) कृपया 6 अंकों का पिन कोड भेजें, जैसे 302017, Validation Attempts Three Times, pincode में सेव।

हर जवाब {{N.answer}} के रूप में भी मिलता है, जहाँ N स्टेप के कार्ड पर लिखा नंबर है, और contact का नाम {{name}} के रूप में। Builder के ऊपर वाले बार में Mapping बटन ({ } आइकन) हर वह variable दिखाता है जिसे आप कॉपी कर सकते हैं।

स्टेप 6: हर कोर्स का सही ब्रोशर भेजें

हर कोर्स का फ़ीस ब्रोशर अलग है, और यहीं अलग-अलग लिस्ट outputs काम आते हैं। हर कोर्स की पंक्ति को Document टाइप के अपने Send Message स्टेप से जोड़ें, PDF अपलोड करें (या कोई public URL डालें), File Name पढ़ने लायक रखें जैसे Shiksha-Point-JEE-2027-fees.pdf, और caption जोड़ें:

फिर हर ब्रोशर स्टेप को स्टेप 5 की कड़ी के पहले सवाल (छात्र का नाम) से जोड़ें। इससे चार छोटी शाखाएँ बनती हैं जो फिर एक हो जाती हैं, और flow पढ़ने में आसान रहता है। मीडिया WhatsApp की सीमाओं में रखें (document 100 MB तक, पर 1-2 MB की PDF अभिभावक के फ़ोन पर कहीं जल्दी खुलती है)।

स्टेप 7: Lead पर tag लगाएँ और counsellor को सौंपें

आख़िर में Interactive टाइप का एक और Ask Question जोड़ें जिसमें तीन बटन हों: Yes, book a demo, Call me first और Not now। फिर हर जवाब को जोड़ें:

1. Yes, book a demo और Call me first: Add Automation App (Quick Menu के नीचे वाला गहरे रंग का बटन) जोड़ें, CRM ऐप और Assign Tags to Contact (Creates Tag if Tag not exist) चुनें, tag demo-requested या callback रखें। इसके बाद Working Hours (Native Tools) जोड़ें, Time Zone Asia/Kolkata और सोमवार से शनिवार, 09:00 से 19:00।
2. काम के घंटों के अंदर Assign to Agent जोड़ें, Send to Department चुनें और अपना Admissions department चुनें। Broadchat चैट उस department के उस सक्रिय सदस्य को देता है जिसके पास सबसे कम खुली चैट हैं। एक Send Message जोड़ें: धन्यवाद {{name}}। हमारे admission desk से एक counsellor कुछ ही मिनटों में यहीं आपको मैसेज करेंगे।
3. Out of Working Hours पर भेजें: हमारा admission desk सोमवार से शनिवार, सुबह 9 से शाम 7 बजे तक खुला रहता है। कल सुबह सबसे पहले एक counsellor आपको मैसेज करेंगे। और चैट फिर भी assign करें, ताकि सुबह वह counsellor की queue में इंतज़ार कर रही हो।
4. दोनों शाखाओं के बाद Stay in Session जोड़ें। यह contact को 24 घंटे के बाक़ी सेशन तक इसी bot में रखता है, ताकि counsellor के बात करते समय कोई दूसरा bot बीच में न कूदे।
5. Not now: tag nurture लगाएँ, भेजें कोई बात नहीं। कोर्स दोबारा देखने के लिए कभी भी ADMISSION लिखें। और flow ख़त्म करें।

स्टेप 8: सेव करें, चालू करें और फ़ोन से टेस्ट करें

किसी स्टेप का पैनल सेव करने से सिर्फ़ कैनवस अपडेट होता है; आपको "Step updated - remember to Save Workflow" दिखेगा। ऊपर दाईं ओर Save Workflow पर क्लिक करें (पीला डॉट मतलब बदलाव सेव नहीं हुए), फिर उसके बगल में या chatbot लिस्ट में Active switch चालू करें।

Builder में कोई simulator नहीं है, इसलिए असली चीज़ टेस्ट करें: जो फ़ोन बिज़नेस नंबर नहीं है, उससे admission भेजें। हर शाखा कम से कम एक बार चलाएँ, ग़लत पिन कोड और "Not now" समेत। फिर CRM → Contact खोलें, अपना टेस्ट नंबर ढूँढें और देखें कि Super Fields और tags भरे हैं, और CRM → Live Chat में पक्का करें कि चैट department को assign हुई। अगर कोई स्टेप फ़ेल हो, तो chatbot लिस्ट से bot का Error Log खोलें; उसमें समय, contact, स्टेप और error दिखते हैं।

लॉन्च के बाद: खर्च और सुधार

जिस ग्राहक ने आपको मैसेज किया, उसे bot के जवाब 24 घंटे की customer service window के अंदर के service मैसेज हैं: हर बिज़नेस फ़ोन नंबर को महीने में 1,000 service मैसेज मुफ़्त मिलते हैं, उसके बाद Meta हर मैसेज का चार्ज लेता है (भारत के लिए ₹0.115 प्रति service मैसेज, Meta rate card effective 1 Oct 2026, excl. GST)। अगर bot या counsellor को 24 घंटे बाद follow-up करना हो, तो मंज़ूर मैसेज टेम्पलेट चाहिए; lead follow-up templates देखें। हर Add Automation App स्टेप (जैसे CRM tag) आपके प्लान का एक task भी इस्तेमाल करता है।

दो हफ़्ते बाद देखें कि लोग कहाँ रुक जाते हैं। अगर बहुत से लोग पिन कोड पर छोड़ देते हैं, तो उसे वैकल्पिक करें या ब्रोशर के बाद रखें। अगर counsellor अब भी वही सवाल पूछते हैं, तो उसे bot में जोड़ें। फ़ीस रिमाइंडर और अभिभावकों की सूचनाओं समेत पूरी admission प्लेबुक के लिए कोचिंग इंस्टीट्यूट के लिए WhatsApp API पढ़ें, और ऐसे और flows के लिए chatbot builder देखें। जो एजेंसियाँ स्कूल और कोचिंग सेंटर के लिए ऐसे bot बनाती हैं, वे इन्हें अपने ब्रांड नाम से white-label partner program के ज़रिए बेच सकती हैं।