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WhatsApp API में quick reply कैसे बनाएँ: canned responses की ऐसी library जिसे एजेंट सच में इस्तेमाल करें
WhatsApp Business API पर canned responses कैसे काम करते हैं: सीधे भेजे जाने वाले बनाम edit करके भेजे जाने वाले replies, variables, buttons, media, 24 घंटे की विंडो और 15 replies की शुरुआती library।
लेखक Broadchat teamप्रकाशित 12 मिनट
संक्षेप में
WhatsApp canned responses वे सेव किए गए जवाब हैं जिन्हें एजेंट टाइप करने की जगह team inbox से डालते हैं। WhatsApp Business API पर ये WhatsApp app में नहीं, आपके platform में रहते हैं। Broadchat में इन्हें CRM → Canned Replies में दो तरह से बनाते हैं: Canned Reply (जैसा है वैसा भेजा जाता है, इसमें कई मैसेज, buttons, media और {{name}} जैसे variables हो सकते हैं) या Quick Reply (एक text जो edit के लिए box में आता है), और Live Chat में / टाइप करके डालते हैं।
मुख्य बातें
- API पर WhatsApp Business app के अपने quick replies काम नहीं करते; आपके saved replies team inbox software में रहते हैं।
- Media, buttons या variables वाले पूरे जवाबों के लिए सीधे भेजे जाने वाले Canned Replies, और जिन texts को एजेंट बदलें उनके लिए Quick Replies रखें।
- सीधे भेजे गए Canned Replies में {{name}} जैसे variables अपने-आप भरते हैं; edit वाले Quick Reply में जानकारी ख़ुद टाइप करें।
- Replies के नाम छोटे prefix (fee-, ship-, ret-) से रखें ताकि एजेंट / और कुछ अक्षर टाइप करके उन्हें ढूँढ लें।
- Canned responses free-form मैसेज हैं, इसलिए ये सिर्फ़ 24 घंटे की customer service window के अंदर भेजे जा सकते हैं।
WhatsApp team inbox के लिए canned responses सेट करना
Time needed: 1 h. You will need: Live Chat वाला Broadchat पैनल, CRM → Canned Replies का manager या owner access.
सबसे ज़्यादा पूछे जाने वाले सवाल इकट्ठा करें
एक हफ़्ते की चैट export करें या देखें और वे 15 से 25 सवाल लिखें जिनका जवाब टीम बार-बार देती है, साथ में किसी ने भी दिया सबसे अच्छा जवाब।
Naming का तरीक़ा चुनें
हर reply को विषय के prefix वाला छोटा, खोजने लायक़ नाम दें, जैसे fee-instalments, ship-time या ret-policy, ताकि एजेंट कुछ अक्षर टाइप करके उसे ढूँढ लें।
सीधे भेजे जाने वाले Canned Replies बनाएँ
CRM → Canned Replies में Add New Canned Reply पर क्लिक करें, पूरे जवाबों के लिए Reply Type Canned Reply चुनें, text, media या buttons जोड़ें और {{name}} जैसे variables डालें।
Edit होने वाले Quick Replies बनाएँ
जो जवाब हर मामले में बदलते हैं उनके लिए Reply Type Quick Reply चुनें; text message box में आता है ताकि एजेंट भेजने से पहले बदल सके। इसमें variables न डालें।
Live Chat में इस्तेमाल करें
Active session वाली चैट में message box की शुरुआत में / और नाम के कुछ अक्षर टाइप करें, या canned replies button दबाएँ, फिर reply चुनें।
हर महीने library की समीक्षा करें
दाम और तारीख़ें अपडेट करें, जिन replies को कोई इस्तेमाल नहीं करता उन्हें हटाएँ, और जो सवाल एजेंट अब भी हाथ से टाइप करते हैं उन्हें नए replies या chatbot जवाबों में बदलें।
WhatsApp API पर canned responses क्या हैं
WhatsApp api quick reply kaise banaye, यह समझने से पहले जान लें कि API पर इन्हें आम तौर पर canned responses कहते हैं: ऐसे सेव किए जवाब जिन्हें एजेंट दो-तीन keystrokes में डालता है, जैसे fee structure, delivery का समय, return policy, payment के लिए bank details। इनसे जवाब तेज़ होते हैं और शिफ़्ट पर कोई भी हो, बिज़नेस की आवाज़ एक जैसी रहती है।
अगर आप WhatsApp Business app से आए हैं, तो आप उसके quick replies जानते हैं (/ टाइप करें और चुनें)। उनका सेटअप WhatsApp Business में auto reply की गाइड में है। WhatsApp Business API पर कोई app नहीं है, इसलिए app के वे quick replies साथ नहीं आते; coexistence में भी Meta quick replies को उन app features में गिनता है जो API से supported नहीं हैं। आपके saved replies इसके बजाय team inbox software में रहते हैं, जहाँ पूरी टीम उन्हें साझा करती है। Broadchat में इन्हें CRM → Canned Replies में संभाला जाता है और CRM → Live Chat में इस्तेमाल किया जाता है।
Step 1: सबसे ज़्यादा पूछे जाने वाले सवाल इकट्ठा करें
Replies कल्पना से न लिखें। एक हफ़्ते की असली चैट लें और वे सवाल लिखें जो बार-बार आते हैं, साथ में किसी भी एजेंट का दिया सबसे अच्छा जवाब। एक coaching institute, एक D2C ब्रांड और एक clinic की सूचियाँ अलग होंगी, लेकिन ज़्यादातर बिज़नेस पाते हैं कि 15 से 25 replies उनके रोज़ के ज़्यादातर मैसेज संभाल लेते हैं। जो सवाल बहुत ज़्यादा आते हैं वे chatbot के लिए भी अच्छे हैं (देखें बिना कोड chatbot गाइड); canned responses बातचीत के इंसानी हिस्से के लिए हैं।
Step 2: Naming का तरीक़ा चुनें
एजेंट / और नाम का कुछ हिस्सा टाइप करके replies ढूँढते हैं, इसलिए नाम ही search index हैं। छोटा विषय prefix और एक सीधा शब्द रखें:
| Prefix | विषय | उदाहरण |
|---|---|---|
hi- | अभिवादन और विदा | hi-intro, hi-thanks |
fee- या price- | दाम और payment | fee-instalments, price-list |
ship- | Delivery | ship-time, ship-cod |
ret- | Returns और refunds | ret-policy, ret-pickup |
loc- | पता और समय | loc-store, loc-hours |
आपके workspace में नाम unique होने चाहिए। इन्हें lowercase और छोटा रखें; "fee-instal" नाम "Fee instalment options for JEE batch (updated)" से कहीं बेहतर है।
Step 3: सीधे भेजे जाने वाले Canned Replies बनाएँ
CRM → Canned Replies खोलें और Add New Canned Reply पर क्लिक करें। Canned Reply Name डालें, Channel (WhatsApp) चुनें और Reply Type को Canned Reply ("Send messages directly without any editing") पर रखें। फिर मैसेज जोड़ें, हर एक का एक Message Type होता है:
- Text,
{{name}},{{phone}}या{{email}}, या{{city}}जैसी किसी Super Field key के लिए Insert variable के साथ। - Media: caption के साथ image, video या document, जैसे price list की PDF।
- Interactive: header, body, footer और तीन तक buttons, जैसे "Book a demo / Call me / Not now"। Buttons का मतलब reply buttons पेज पर है।
- Contact (contact card), Location (आपके स्टोर का pin) और Location request (ग्राहक से उसकी location माँगता है)।
एक Canned Reply में क्रम से भेजे जाने वाले दस तक मैसेज हो सकते हैं, जो "पहले price list PDF, फिर instalments की एक लाइन, फिर तीन buttons" जैसे मामलों में काम आता है। भेजते समय variables contact के रिकॉर्ड से भरते हैं, इसलिए प्रिया को जाने वाला reply "Hi Priya" से शुरू होता है।
Step 4: Edit होने वाले Quick Replies बनाएँ
कुछ जवाब हर बार लगभग एक जैसे होते हैं लेकिन उनमें कोई जानकारी बदलनी पड़ती है: delivery की तारीख़, रक़म, technician का नाम। इनके लिए Reply Type Quick Reply ("Edit message body before sending") चुनें। इसमें एक text मैसेज होता है, और चुनने पर text message box में आ जाता है ताकि एजेंट Enter दबाने से पहले उसे बदल सके।
Step 5: Live Chat में इस्तेमाल करें
CRM → Live Chat में Active Session वाली बातचीत खोलें। फिर message box की शुरुआत में / और कुछ अक्षर (/ship) टाइप करके खोजें, या composer में canned replies button दबाएँ, और reply चुनें। Canned Reply तुरंत चला जाता है; Quick Reply edit के लिए box में आ जाता है।
Canned responses सामान्य (free-form) मैसेज हैं, इसलिए ये सिर्फ़ 24 घंटे की customer service window के अंदर चलते हैं। जब header में No Session लिखा हो, तो inbox इन्हें रोक देता है और एजेंट को पहले मंज़ूर template भेजना होता है; पूरा नियम WhatsApp की 24 घंटे वाली विंडो में है। विंडो के अंदर भेजा हर जवाब service मैसेज है: हर business phone number पर महीने के 1,000 मुफ़्त, फिर Meta charge करता है (India को service मैसेज ₹0.115, Meta rate card effective 1 Oct 2026, excl. GST)। तीन मैसेज वाला Canned Reply तीन मैसेज गिना जाता है।
15 replies की शुरुआती library
शब्द अपने हिसाब से बदलें और prefixes वही रखें। उदाहरण home-decor ब्रांड Rangoli Home के हैं; जानकारी अपनी डालें।
| नाम | Type | Text |
|---|---|---|
| hi-intro | Canned Reply | नमस्ते {{name}} जी, यह Rangoli Home की टीम है। आज हम आपकी क्या मदद कर सकते हैं? |
| hi-thanks | Canned Reply | Rangoli Home से ख़रीदारी के लिए धन्यवाद, {{name}} जी। कुछ भी चाहिए हो तो हम यहीं WhatsApp पर हैं। |
| hi-wait | Quick Reply | इंतज़ार के लिए धन्यवाद। मैं यह हमारी ___ टीम से पूछ रहा हूँ और ___ मिनट में जवाब दूँगा। |
| price-list | Canned Reply | Media: मौजूदा price list PDF, caption "हमारे नए दाम, ___ तक मान्य" (दाम बदलें तो reply नहीं, PDF बदलें) |
| price-bulk | Quick Reply | ___ पीस से ज़्यादा के orders पर हम trade pricing देते हैं। मात्रा और delivery का शहर बता देंगे? |
| pay-upi | Canned Reply | आप हमारे registered business account पर UPI से भुगतान कर सकते हैं। Order confirm करने के लिए payment का screenshot यहाँ भेज दें। |
| pay-cod | Canned Reply | Checkout पर दिखी COD सीमा तक के orders पर cash on delivery उपलब्ध है। थोड़ी COD फ़ीस लगती है। |
| ship-time | Quick Reply | आपका order ___ तक dispatch होगा और आम तौर पर 3-5 working days में ___ पहुँच जाता है। |
| ship-track | Canned Reply | Shipping मैसेज में दिए link से आप अपना order track कर सकते हैं। 2 दिन से आगे न बढ़ा हो, तो यहाँ अपना order number भेजें। |
| ret-policy | Canned Reply | बिना इस्तेमाल किया सामान delivery के 7 दिन के अंदर लौटाया जा सकता है। शुरू करने के लिए order number और फ़ोटो के साथ RETURN लिखें। |
| ret-pickup | Quick Reply | आपका return pickup ___ को ___ के बीच बुक है। सामान tag के साथ पैक रखें। |
| loc-store | Canned Reply | Location: Rangoli Home स्टोर का pin, फिर "सोमवार से शनिवार, सुबह 10:30 से रात 8 बजे तक खुला"। |
| loc-hours | Canned Reply | हमारी टीम सोमवार से शनिवार, सुबह 10 से शाम 7 बजे तक WhatsApp पर जवाब देती है। उसके बाद के मैसेज का जवाब अगली सुबह मिलता है। |
| care-wash | Canned Reply | Cotton curtains: ठंडे पानी में machine wash, gentle cycle, छाँव में सुखाएँ। Velvet: सिर्फ़ dry clean। |
| bye-close | Canned Reply | मदद करके ख़ुशी हुई, {{name}} जी। कुछ और हो तो यहीं मैसेज कर दीजिए। |
अगर बहुत से ग्राहक अंग्रेज़ी या Hinglish में लिखते हैं, तो सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाले replies के उन भाषाओं वाले रूप (hi-intro-en, ship-time-en) भी जोड़ लें।
Step 6: हर महीने library की समीक्षा करें
Canned responses चुपचाप पुराने हो जाते हैं: पुराना दाम, बदली हुई return window, ख़त्म हो चुका त्योहार का offer। महीने में एक बार support lead CRM → Canned Replies खोलें, तारीख़ या दाम वाली हर चीज़ अपडेट करें, जिन replies को कोई इस्तेमाल नहीं करता उन्हें हटाएँ, और जो सवाल एजेंट अब भी हाथ से टाइप करते हैं उन्हें जोड़ें। Replies बनाने और edit करने के लिए Canned Replies permission वाला role चाहिए (managers के पास default में है); एजेंट इन्हें बदले बिना इस्तेमाल कर सकते हैं, जिससे library एक जैसी रहती है।
Inbox के बाक़ी सेटअप के लिए WhatsApp team inbox कैसे बनाएँ देखें, और बुनियाद के लिए WhatsApp Business API क्या है पढ़ें। Team inbox और CRM पेज सारे features एक साथ दिखाता है; एजेंसियाँ क्लाइंट्स के लिए reply libraries अपने ब्रांड से white-label platform पर दे सकती हैं।
स्रोत
- Onboarding WhatsApp Business app users (coexistence): unsupported features — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Pricing on the WhatsApp Business Platform — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Interactive reply buttons messages — Meta for Developers, checked 12 October 2026
Broadchat team · Product and partner success team
The people who build and support Broadchat, the white-label WhatsApp Business API platform. We write from what we see while onboarding partners and their clients on the official WhatsApp Cloud API, and we check every article against Meta's current documentation.
आख़िरी अपडेट:
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या WhatsApp Business app के quick replies API पर चलते हैं?
नहीं। WhatsApp Business app में सेव quick replies app में ही रहते हैं और API से नहीं मिलते, coexistence वाले नंबरों पर भी नहीं। API पर आप saved replies अपने team inbox software में बनाते हैं, जहाँ पूरी टीम उन्हें साझा करती है।
क्या canned response में buttons या PDF हो सकती है?
हाँ। सीधे भेजे जाने वाले Canned Reply में दस तक मैसेज हो सकते हैं, जिनमें caption वाला media, तीन तक buttons वाले interactive मैसेज, contact card या location शामिल हैं।
क्या canned responses में ग्राहक का नाम अपने-आप आ सकता है?
हाँ, सीधे भेजे जाने वाले Canned Replies में: {{name}}, {{phone}}, {{email}} या किसी custom field की key डालें, और वह contact के रिकॉर्ड से भर जाती है। Edit होने वाले Quick Replies में भेजने से पहले जानकारी ख़ुद टाइप करें।
क्या 24 घंटे के बाद canned response भेज सकते हैं?
नहीं। Canned responses free-form मैसेज हैं, जो सिर्फ़ 24 घंटे की customer service window में चलते हैं। विंडो बंद होने पर मंज़ूर message template भेजें; ग्राहक के जवाब देते ही canned responses फिर चलने लगते हैं।