WhatsApp Business account कैसे बनाएँ: डाउनलोड से प्रोफ़ाइल, short link और labels तक

सीधा जवाब

WhatsApp Business account kaise banaye, इसका जवाब छोटा है: आपको मुफ़्त WhatsApp Business ऐप, एक ऐसा नंबर जो आपका अपना हो और जिस पर SMS या कॉल आ सके, और प्रोफ़ाइल भरने के लिए 20-30 मिनट चाहिए। Meta को कोई फ़ॉर्म नहीं भेजना, कोई फ़ीस नहीं, कोई डॉक्यूमेंट की जाँच नहीं। यह ऐप उन छोटे बिज़नेस के लिए है जो फ़ोन से जवाब देते हैं। अगर एक नंबर पर कई लोगों को जवाब देना है, ऑर्डर अपडेट अपने-आप भेजने हैं या हज़ारों opt-in ग्राहकों को कैंपेन भेजना है, तो वह WhatsApp Business ऐप और API का फ़र्क़ वाला मामला है, जिसकी बात इस गाइड के आख़िर में है।

नीचे लिखे मेन्यू के नाम 30 अक्टूबर 2026 को WhatsApp Help Center के Android ऐप वाले लेखों से लिए गए हैं। फ़ोन की भाषा हिंदी हो तो नाम हिंदी में दिख सकते हैं, और iPhone पर बटन की जगह थोड़ी अलग होती है। कोई बटन न मिले तो पहले Tools टैब में देखें।

स्टेप 1: नंबर तय करें

WhatsApp के नियम साफ़ हैं। आप वही मोबाइल या लैंडलाइन नंबर रजिस्टर कर सकते हैं जो आपका अपना है, और उस पर कॉल या SMS आना चाहिए। ये नंबर रजिस्टर नहीं होते:

• VoIP नंबर
• Toll-free नंबर
• Premium-rate वाले पेड नंबर
• Universal access numbers (UAN)

दुकान का लैंडलाइन भी चलता है: रजिस्ट्रेशन के समय Call me चुनें, एक ऑटोमैटिक आवाज़ कोड बताएगी। Extension वाला नंबर नहीं चलेगा, सीधा लैंडलाइन नंबर डालें।

असली फ़ैसला यह है कि कौन सा नंबर लें। एक नंबर एक समय में या तो normal WhatsApp (जिसे WhatsApp, WhatsApp Messenger कहता है) पर चलेगा या WhatsApp Business पर। एक ही फ़ोन में दोनों ऐप चला सकते हैं, बस नंबर अलग-अलग हों। आम तौर पर तीन रास्ते होते हैं:

अगर साल भर में WhatsApp Business API पर जाने का इरादा है, तो अलग नंबर लेना आम तौर पर बेहतर रहता है, क्योंकि बाद में वही नंबर जोड़ा जाएगा।

स्टेप 2: ऐप डाउनलोड करें और नंबर रजिस्टर करें

1. Google Play Store या Apple App Store से WhatsApp Business इंस्टॉल करें। यह normal WhatsApp से अलग ऐप है।
2. ऐप खोलें, Terms of Service पढ़ें और Agree and continue दबाएँ।
3. देश की सूची में India चुनें (+91 अपने-आप आ जाएगा) और नंबर लिखें। नंबर के आगे 0 न लगाएँ।
4. Done दबाएँ, 6 अंकों का कोड SMS से आएगा। न आए तो टाइमर पूरा होने दें (इसमें 10 मिनट तक लग सकते हैं), फिर Call me दबाएँ।
5. कोड डालें। अंदाज़े से कोड न डालें, ग़लत कोशिशों पर कुछ देर के लिए लॉक हो सकते हैं।

Normal WhatsApp वाला नंबर Business ऐप पर ले जाना

अगर नंबर पहले से normal WhatsApp पर है, तो Business ऐप उसे अपने-आप पहचान लेता है और उसी को इस्तेमाल करने का विकल्प देता है। चैट हिस्ट्री और मीडिया भी साथ आ सकते हैं। शुरू करने से पहले:

• normal WhatsApp में चैट का बैकअप ले लें।
• कॉन्टैक्ट फ़ोन की address book में सेव करें। जो कॉन्टैक्ट आपने सिर्फ़ WhatsApp के अंदर सेव किए हैं (WhatsApp contacts फ़ीचर), वे Business ऐप में सपोर्ट नहीं होते और नंबर बदलने पर चले जाते हैं। normal WhatsApp की सेटिंग में यह फ़ीचर बंद करके सारे कॉन्टैक्ट फ़ोन में सेव करने का विकल्प मिलता है।
• normal WhatsApp अपडेट करें, फिर WhatsApp Business खोलें, अपने नंबर वाला विकल्प चुनें, चैट हिस्ट्री और मीडिया की अनुमति दें और कोड से नंबर वेरिफ़ाई करें।

बाद में वापस normal WhatsApp पर जा सकते हैं, लेकिन Business ऐप की चीज़ें, जैसे catalogue के आइटम और collections, साथ नहीं जातीं।

स्टेप 3: बिज़नेस प्रोफ़ाइल भरें

रजिस्ट्रेशन के तुरंत बाद ऐप प्रोफ़ाइल भरवाता है। WhatsApp इसी क्रम में ये चीज़ें पूछता है:

1. बिज़नेस का नाम। यही नाम ग्राहकों को प्रोफ़ाइल पर दिखता है। नियम नीचे देखें।
2. कैटेगरी। तीन तक चुनें। कस्टम कैटेगरी नहीं बना सकते; आपकी कैटेगरी न मिले तो बड़ी कैटेगरी या Other Business चुनें।
3. बिज़नेस का समय। Open for selected hours, Always open या Appointments only में से चुनें। समय ज़रूर भरें, away message इसी से चल सकता है।
4. प्रोफ़ाइल फ़ोटो। चौकोर लोगो जो छोटे आकार में भी पढ़ने में आए।
5. पता और वेबसाइट। पता सर्च करके चुनें ताकि नक्शे पर पिन अपने-आप लग जाए। दुकान नहीं है तो This business does not have a physical location चुनकर अपना सर्विस एरिया तय करें।
6. विवरण। दो-तीन सीधे वाक्य: क्या बेचते हैं, कहाँ डिलीवरी करते हैं, ऑर्डर कैसे दें।

नाम और कैटेगरी के बाद सब कुछ अभी छोड़कर बाद में भरा जा सकता है। बदलाव के लिए Tools टैब में Profile खोलें। वहीं ईमेल, price range, पेमेंट और पार्किंग के विकल्प, About लाइन, और Facebook Page व Instagram अकाउंट जोड़ने के विकल्प भी हैं।

उदाहरण: पुणे की होम बेकरी

मीरा पुणे के कोथरूड में घर से केक बनाती हैं और ऑर्डर WhatsApp पर लेती हैं। उनकी पूरी प्रोफ़ाइल कुछ ऐसी है:

अब ग्राहक को कुछ लिखने से पहले ही समय, डिलीवरी एरिया और शुरुआती दाम दिख जाते हैं। मीरा को दिन भर यही तीन सवालों के जवाब नहीं देने पड़ते।

बिज़नेस नाम के नियम

WhatsApp कहता है कि बिज़नेस का नाम असली बिज़नेस को दिखाने वाला हो। इसके सख़्त नियम Official Business Account के लिए लिखे गए हैं, लेकिन सबके लिए सुरक्षित पैमाना हैं:

• हर शब्द का सिर्फ़ पहला अक्षर कैपिटल रखें (acronym छोड़कर)। 'Sunrise Clinic' ठीक है, 'SUNRISE CLINIC' नहीं।
• इमोजी, ® जैसे सिंबल, फ़ालतू स्पेस या बेवजह के विराम चिह्न न लगाएँ।
• सिर्फ़ किसी व्यक्ति का पूरा नाम ('Meera Sharma'), कोई आम शब्द ('Cakes') या जगह का नाम ('Pune') न रखें, और नाम तीन अक्षर या उससे छोटा न हो।
• नाम में 'WhatsApp' शब्द किसी भी रूप में न हो।

एक बात ज़्यादातर दुकानदारों को चौंकाती है: सामान्य बिज़नेस अकाउंट में जिस ग्राहक ने आपका नंबर सेव नहीं किया, उसकी चैट लिस्ट में आपका बिज़नेस नाम नहीं, सिर्फ़ फ़ोन नंबर दिखता है। इसलिए greeting message में ही ग्राहक से नंबर सेव करने को कहें। API के display name के नियम अलग हैं और उनकी जाँच Meta करता है।

स्टेप 4: short link कॉपी करें और शेयर करें

हर Business अकाउंट को अपने-आप एक short link मिलता है। ग्राहक इसे WhatsApp वाले फ़ोन पर खोले तो सीधे आपकी चैट खुलती है; कंप्यूटर पर आपकी बिज़नेस जानकारी वाला पेज और Continue to chat बटन दिखता है। Tools टैब में Short link खोजें। वहाँ से लिंक कॉपी कर सकते हैं, भेज सकते हैं और एक default message चालू कर सकते हैं जो ग्राहक के लिए पहले से लिखा रहता है।

अच्छा default message वही बात लिखता है जो लोग सबसे ज़्यादा पूछते हैं, जैसे: "नमस्ते Meera's Bakehouse, मुझे (तारीख़) के लिए केक ऑर्डर करना है।" यह लिंक Instagram bio, Google Business Profile, वेबसाइट, डिलीवरी बैग के स्टिकर और काउंटर के QR कोड पर लगाएँ। बाद में Click-to-WhatsApp ads चलाएँ तो भी ग्राहक इसी नंबर पर आते हैं।

स्टेप 5: greeting, away message और quick replies

Tools टैब के तीन मुफ़्त टूल पहले जवाब का ज़्यादातर काम कर देते हैं: Greeting message (ग्राहक के पहले मैसेज पर, या उस चैट में 14 दिन तक कोई मैसेज न होने के बाद), Away message (हमेशा, अपने तय समय पर, या प्रोफ़ाइल के बिज़नेस समय के बाहर) और Quick replies (50 तक सेव किए जवाब, जिन्हें चैट में / लिखकर डाल सकते हैं, जैसे रेट लिस्ट, UPI ID और डिलीवरी चार्ज)।

पहले दिन से कम से कम greeting चालू रखें। मीरा का greeting: "Meera's Bakehouse में मैसेज करने के लिए धन्यवाद! कृपया यह नंबर सेव कर लें। तारीख़, फ़्लेवर और केक का साइज़ (500 ग्राम / 1 किलो) बताइए, घंटे भर में दाम बता दूँगी।" हर सेटिंग और तैयार मैसेज के लिए हमारी WhatsApp Business auto reply गाइड देखें।

स्टेप 6: labels से चैट व्यवस्थित करें

Labels चैट पर लगने वाले रंगीन टैग हैं। Chats टैब के मेन्यू में Label chat से label बनाएँ, फिर किसी चैट को दबाकर रखें और label वाला आइकन दबाकर लगाएँ। 20 तक labels बन सकते हैं। ऑर्डर के लिए यह सीधा क्रम अच्छा चलता है:

• New enquiry
• Quote sent
• Paid
• Delivered
• Repeat customer

Label वाली स्क्रीन से Message customers चुनकर उस label के सभी ग्राहकों को एक साथ मैसेज भी भेज सकते हैं। WhatsApp धीरे-धीरे labels की जगह lists ला रहा है (Tools → Lists, ये भी 20 तक), जो कॉन्टैक्ट को इसी तरह ग्रुप करती हैं। आपके ऐप में Labels की जगह Lists दिखे तो वही इस्तेमाल करें। एक साथ कई ग्राहकों को मैसेज भेजने के बारे में WhatsApp broadcast की अच्छी आदतें भी पढ़ें।

प्रोफ़ाइल में जल्दी जोड़ने लायक़ एक और चीज़ है catalogue, जिसका तरीक़ा हमारी WhatsApp catalogue गाइड में है।

ऐप से API पर कब जाएँ

ऐप एक फ़ोन और कुछ linked devices पर चलने वाले बिज़नेस के लिए बना है। ये संकेत बताते हैं कि अब ऐप छोटा पड़ रहा है:

• चैट छूट जाती हैं, क्योंकि गिने-चुने डिवाइस पर ही दिखती हैं, और पता नहीं चलता कि किसने किसे जवाब दिया।
• दिन भर वही सवाल आते हैं और आपको greeting नहीं, असली chatbot चाहिए।
• ऑर्डर कन्फ़र्मेशन, डिलीवरी अपडेट या पेमेंट रिमाइंडर स्टोर या बिलिंग सॉफ़्टवेयर से अपने-आप जाने चाहिए।
• हज़ारों opt-in ग्राहकों को मैसेज भेजकर delivered और read की रिपोर्ट देखनी है।

ये काम WhatsApp Business API के हैं, जो shared inbox और automation वाले प्लेटफ़ॉर्म से चलता है। भारत में इसके लिए ऐप छोड़ना ज़रूरी नहीं: Meta के coexistence विकल्प से वही नंबर API से जुड़ जाता है और आप Business ऐप (वर्ज़न 2.24.17 या उसके बाद का) भी चलाते रहते हैं; कॉन्टैक्ट और छह महीने तक की 1:1 चैट सिंक होती हैं। कुछ चीज़ें बदलती हैं, जैसे broadcast lists बंद हो जाती हैं। ऐप से भेजे मैसेज मुफ़्त रहते हैं, जबकि API से भेजे template मैसेज पर Meta हर delivered मैसेज का चार्ज लेता है। फ़ैसले से पहले coexistence कैसे काम करता है और भारत में WhatsApp Business API कैसे लें पढ़ें।

सेटअप के बाद क्या भेजें, इसके लिए भारतीय बिज़नेस की WhatsApp मार्केटिंग रणनीति देखें। जो एजेंसियाँ लोकल दुकानों का WhatsApp सेट करती हैं, वे API वाला वर्ज़न white-label प्लेटफ़ॉर्म से अपने ब्रांड के नाम पर दे सकती हैं।