WhatsApp automation कैसे करें: triggers, workflows और webhooks, website form से template तक पूरा उदाहरण

तीन automation टूल, तीन काम

WhatsApp automation kaise kare, यह समझने के लिए पहले जानें कि workflows तीन टूल में से एक हैं, और ज़्यादातर झंझट ग़लत टूल चुनने से होती है। कुछ भी बनाने से पहले तय करें कि काम शुरू कौन करता है:

Workflows WhatsApp और आपके बाक़ी कारोबार को जोड़ने वाली कड़ी हैं। Workflow एक trigger से शुरू होता है, फिर steps क्रम से चलाता है: CRM अपडेट, मैसेज, delays, lookups, दूसरे apps को calls। यह गाइड पहले हिस्से समझाती है, फिर एक पूरा उदाहरण बनाती है। अगर काम ग्राहक की बातचीत से शुरू होता है, तो बिना code के WhatsApp chatbot बनाने वाली गाइड देखें।

Workflow के हिस्से

Triggers। Workflow यहाँ से शुरू हो सकता है:

• Custom Webhook (Webhook app): एक अनोखा URL जिसे कोई भी system GET, POST, PUT, PATCH या DELETE से call कर सकता है, 1 MB तक की JSON, form-encoded या multipart body के साथ।
• Trigger on New Contact Creation, Trigger on Any Custom Field Update और Trigger on Specific Custom Field Update (CRM app): आपके contacts में बदलाव पर चलते हैं।
• New Payment Order Created, Transaction Completed और Transaction Fail (Paymentz app): Broadchat से लिए गए payments पर चलते हैं।

कोई scheduled (दिन के किसी समय वाला) trigger नहीं है। "हर सुबह 9 बजे" वाले कामों के लिए किसी बाहरी scheduler से Custom Webhook call करवाएँ, जैसे Google Apps Script का time-driven trigger, जैसा Google Sheets से WhatsApp मैसेज भेजने वाली गाइड में दिखाया है, या scheduled या repeating campaign इस्तेमाल करें।

Actions। CRM app मैसेज भेजता है (Send Template Message (V2), और 24-hour window के अंदर वाले contacts के लिए Send Text Message (V2) जैसे session मैसेज), contacts सँभालता है (Create / Update Contact, Update a Custom Field, tag actions, Assign Chat Agent) और भी बहुत कुछ। Tools में Delay, Iterator, Goto, Workflow Counter, Data Forwarder और External API Call हैं; native apps में Google Sheets, Google Drive, Zoho Books, Razorpay, Shopify और OpenAI।

Mapping। हर step का output आगे के steps को {{<step number>.<field>}} के रूप में मिलता है। Step 1 trigger है, इसलिए form का field phone बनता है {{1.phone}}, और nested data में dots लगते हैं: {{1.billing.phone}}। Data साफ़ करने के छोटे functions: parseNumber() सिर्फ़ अंक रखता है, slice(text;-10) आख़िरी दस अक्षर रखता है, और addDays(date;n) तारीख़ आगे-पीछे करता है।

उदाहरण: Sunrise Clinic का appointment request form

पुणे के Sunrise Clinic की website पर appointment request form है। Reception हर request हाथ से WhatsApp में copy करता था। नीचे वाला workflow WhatsApp पर तुरंत पुष्टि भेजता है, मरीज़ को tags के साथ CRM में सेव करता है, और dental requests को अलग रास्ते भेजता है। Form यह JSON भेजता है:

{
  "name": "Meera Joshi",
  "phone": "919812345678",
  "department": "Dental",
  "preferred_date": "15 Oct 2026",
  "request_id": "APT-30418",
  "whatsapp_consent": "yes"
}

पुष्टि एक utility template है, जो पहले से CRM → WhatsApp Templates में मंज़ूर है:

Step 1: workflow और Custom Webhook trigger बनाएँ

1. Automations → Workflow खोलें और Create Workflow दबाएँ। Broadchat एक Untitled workflow बनाकर builder खोल देता है; उसका नाम "Website appointment form" रखें।
2. Add Trigger दबाएँ, Webhook app और उसका Custom Webhook trigger चुनें।
3. Webhook Title डालें, + Generate Hook दबाएँ और Webhook URL copy करें। यह https://<your panel domain>/api/automations/hook/<token> जैसा दिखता है।
4. URL को अपने form टूल की webhook setting में डालें (ज़्यादातर WordPress form plugins और website builders में यह होती है), या अपने developer से कहें कि server से form data इस पर POST करे।

Step 2: एक असली sample पकड़ें

Capture Incoming Webhook दबाएँ (यह Waiting for data... दिखाता है) और टेस्ट values के साथ form एक बार submit करें। "Data received" आने पर Show Received Data दबाएँ। Sample mapping के लिए सेव होता है और workflow नहीं चलाता। Workflow active होने से पहले भी capture काम करता है।

Step 3: contact बनाएँ या अपडेट करें और tag लगाएँ

Trigger के बाद + दबाएँ और CRM app जोड़ें:

1. Create / Update Contact: WhatsApp Number {{1.phone}}, Name {{1.name}}। मौजूदा contacts अपडेट होते हैं, नए बनते हैं।
2. Assign Tags to Contact (Creates Tag if Tag not exist): tags src-website, appointment-request।

अगर आपका form बिना देश के कोड वाले 10 अंकों के नंबर लेता है, तो नंबर को 91slice(parseNumber({{1.phone}});-10) के रूप में map करें: यह spaces और चिह्न हटाता है, आख़िरी दस अंक रखता है और आगे 91 जोड़ता है। यह तभी इस्तेमाल करें जब आपके सभी मरीज़ों के नंबर भारतीय हों। Tags और segments को ठीक से रखने के लिए WhatsApp CRM में contacts, tags और segments देखें।

Step 4: router और filters से रास्ता बाँटें

Dental requests किसी दूसरे receptionist के पास जाती हैं। Tag step के बाद वाले connection पर wrench दबाएँ और Add Basic Router चुनें। हर रास्ते पर Set up filter:

Basic Router हर उस रास्ते को चलाता है जिसका filter पास होता है; बिना filter वाला रास्ता हमेशा चलता है। Text filters में is, is not, Contains, Start with, Match pattern और इनके उलटे (case-insensitive रूपों समेत) मिलते हैं; number filters में greater than, less than और equals; Exist और Not Exist देखते हैं कि field मौजूद है या नहीं।

Step 5: मंज़ूर template भेजें

दोनों रास्ते एक ही पुष्टि भेजते हैं, इसलिए उसकी सबसे आसान जगह router से ठीक पहले, tag step के बाद है; अगर रास्तों को अलग templates चाहिए, तो हर रास्ते के अंत में एक send step जोड़ें। CRM → Send Template Message (V2) जोड़ें:

सूची में सिर्फ़ चुने गए चैनल के मंज़ूर templates दिखते हैं। Template में image या document header हो, तो step में header field दिखता है; template का अपना media इस्तेमाल करना हो तो उसे ख़ाली छोड़ दें। Variable वाले URL buttons का अपना field होता है।

Step 6: टेस्ट करें, चालू करें और नज़र रखें

1. किसी step पर Run and Save उस एक step को पकड़े गए sample पर चलाता है, और यह असली है: CRM step contact बदल देता है और Send Template step मैसेज भेज देता है। इस्तेमाल से पहले टेस्ट form अपने फ़ोन नंबर से submit करें।
2. Save Workflow दबाएँ और ऊपर की पट्टी के toggle से workflow चालू करें। बंद workflow call करने वालों को 409 "workflow is inactive" लौटाता है।
3. Form फिर से submit करें। Call करने वाले को {"accepted":true,"runId":"…"} मिलता है और workflow पीछे चलता है।
4. सूची से workflow की History खोलें: हर run का status (Success, Failed, Queued, Running, Waiting) और हर step का request व response दिखता है। History 30 दिन रखी जाती है, और Retrigger Workflow किसी पुराने run को दोबारा चलाता है।

ख़र्च और limits जिनका ध्यान रखें

• Meta के charges। 1 Oct 2026 से utility templates हर delivered मैसेज पर charge होते हैं, खुली 24-hour window के अंदर भी (₹0.115 per utility message to India, Meta rate card effective 1 Oct 2026, excl. GST), चैनल के messaging wallet से। Balance कम हो तो भेजना fail होता है।
• Tasks। हर प्रोसेस हुआ step एक task है; External API Call और Google Sheets, Shopify या OpenAI जैसे app steps आपके plan के allowance से एक-एक paid task भी लेते हैं।
• Delays। Delay step मिनटों से हफ़्तों तक रुक सकता है (relative delays 30 दिन तक) या किसी तय तारीख़-समय तक; रुके हुए runs restart के बाद भी बचे रहते हैं, लेकिन workflow बंद करने पर रद्द हो जाते हैं।
• Loops। एक run 400 steps के बाद रुक जाता है, जो लंबी सूचियों पर iterate करते समय मायने रखता है।

उलटी दिशा के लिए, यानी WhatsApp events अपने server पर भेजने के लिए, WhatsApp webhooks देखें। Store से order notifications के लिए WooCommerce से WhatsApp order notifications अपनाएँ, और कई steps वाले follow-ups के लिए workflows से WhatsApp drip campaigns। प्लेटफ़ॉर्म पर नए हैं? WhatsApp Business API क्या है से शुरू करें। Agencies ऐसे automations अपने ब्रांड के तहत बनाकर बेच सकती हैं, white-label प्लेटफ़ॉर्म के साथ।