Use case
WhatsApp पर फ़ीस रिमाइंडर कैसे भेजें: पेमेंट लिंक के साथ, जो पेमेंट होते ही रुक जाए
स्कूल, कोचिंग, हाउसिंग सोसाइटी और सब्सक्रिप्शन बिज़नेस के लिए फ़ीस रिमाइंडर फ़्लो: भाषा, समय, अभिभावक की सहमति, पेमेंट लिंक और पेमेंट होते ही अपने आप रुकना।
लेखक Broadchat teamप्रकाशित 11 मिनट
How the flow works
बकाया पहले से पता होता है
आपकी फ़ीस लिस्ट, मेंटेनेंस रजिस्टर या बिलिंग सिस्टम में हर पेमेंट करने वाले की रकम, आख़िरी तारीख़ और कोई पहचान, जैसे स्टूडेंट ID या फ़्लैट नंबर, होती है। इसे इम्पोर्ट करें या Google Sheets से सिंक रखें ताकि हर कॉन्टैक्ट पर ये वैल्यू मौजूद रहें।
तारीख़ से पहले एक विनम्र सूचना
आख़िरी तारीख़ से लगभग पाँच दिन पहले एक यूटिलिटी टेम्पलेट बताता है कि कितना, किसके लिए और कब तक देना है, साथ में उसी रकम का पेमेंट लिंक।
पेमेंट होते ही सिलसिला रुकता है
गेटवे से सफल पेमेंट की ख़बर आते ही When Payment Transaction Complete से शुरू होने वाला चैटबॉट रसीद का मैसेज भेजता है, कॉन्टैक्ट पर paid टैग लगाता है और उसे आगे के हर रिमाइंडर से हटा देता है।
फ़ॉलो-अप सिर्फ़ बकाया वालों से
आख़िरी तारीख़ पर और उसके कुछ दिन बाद रिमाइंडर सिर्फ़ उन कॉन्टैक्ट को जाते हैं जिन पर अब भी unpaid टैग है। हर मैसेज विनम्र रहता है और किसी इंसान से बात करने का रास्ता देता है, जैसे किस्तों में भरने की बात करने के लिए।
स्टाफ़ को सौंपना
आख़िरी ऑटोमेटिक रिमाइंडर के बाद बकाया वाले कॉन्टैक्ट शेयर्ड इनबॉक्स में अकाउंट्स टीम के पास जाते हैं। उसके बाद वसूली निजी बातचीत है, ब्रॉडकास्ट नहीं।
Business: आदरणीय श्रीमती शर्मा, ग्रीन वैली स्कूल, लखनऊ में आरव शर्मा (कक्षा 6B, ID 2291) की टर्म 2 फ़ीस ₹18,500 की आख़िरी तारीख़ 20 अक्टूबर है। आप यहाँ से भर सकती हैं: rzp.io/l/gvs2291। पेमेंट हो चुका हो तो इस मैसेज को अनदेखा करें। [अभी भरें] [अकाउंट्स से बात करें]
Customer: अकाउंट्स से बात करें
Business: हमारा अकाउंट्स ऑफ़िस सोमवार से शनिवार सुबह 9 से दोपहर 3 बजे तक खुला है। आपका मैसेज उन तक पहुँचा दिया है। आप क्या पूछना चाहेंगी?
Customer: क्या इस टर्म की फ़ीस दो हिस्सों में भर सकते हैं?
Business: पूछने के लिए धन्यवाद, श्रीमती शर्मा। अकाउंट्स से सुश्री कविता आज ही यहाँ दो किस्तों के बारे में जवाब देंगी।
Business: आदरणीय श्रीमती शर्मा, आरव की टर्म 2 फ़ीस के लिए ₹9,250 मिल गए हैं (ट्रांज़ैक्शन रेफ़. pay_Q7xL2k)। बाकी ₹9,250 की आख़िरी तारीख़ 5 नवंबर है। धन्यवाद।
WhatsApp पर फ़ीस रिमाइंडर से पेमेंट जल्दी क्यों आता है
WhatsApp पर फ़ीस रिमाइंडर तभी काम करता है जब वह तीन बातें करे: साफ़ बताए कि कितना, किसके लिए और कब तक देना है; उसी रकम का पेमेंट लिंक साथ में हो; और पेमेंट आते ही रुक जाए। पेरेंट्स, सदस्य या किरायेदार जान-बूझकर फ़ीस शायद ही रोकते हैं। सर्कुलर खो जाता है, तारीख़ भूल जाती है या अकाउंट नंबर नहीं मिलता। लिंक वाला एक साफ़ मैसेज ये सारे बहाने हटा देता है, और अपने आप रुकने का मतलब है कि जिसने भर दिया उसके पीछे कोई नहीं पड़ता।
मान लीजिए लखनऊ के ग्रीन वैली स्कूल में 900 बच्चे हैं और हर टर्म अकाउंट्स की दो कर्मचारी दो हफ़्ते तक सिर्फ़ फ़ोन करती रहती हैं। या इंदौर के किसी कोचिंग सेंटर में फ़ीस हर महीने की 10 तारीख़ को आती है और आधे पेरेंट्स UPI से भरकर स्क्रीनशॉट अलग-अलग टीचरों को भेज देते हैं। यह पेज ऐसे ही स्कूल, कोचिंग, हाउसिंग सोसाइटी, जिम और हर उस सब्सक्रिप्शन बिज़नेस के लिए है जो तय समय पर बिल करता है। यह कर्ज़ वसूली की प्लेबुक नहीं है: लोन रिकवरी के अपने नियम हैं, जो NBFC और लोन प्लेबुक में हैं।
भाषा और सहमति
किसी समझौते के तहत पहले से बकाया रकम के रिमाइंडर यूटिलिटी मैसेज टेम्पलेट होते हैं। इन्हें तथ्य पर आधारित और विनम्र रखें: कोई धमकी नहीं, किसी को सबके सामने शर्मिंदा करना नहीं, और आपकी फ़ीस पॉलिसी में जो लिखा है उससे आगे किसी नतीजे का ज़िक्र नहीं। Meta धमकी भरे या अपमानजनक टेम्पलेट रिजेक्ट करता है, और कड़वी भाषा पर लोग नंबर ब्लॉक करते हैं, जिससे उसकी क्वालिटी रेटिंग गिरती है।
जब छात्र नाबालिग हो, तो उसी माता-पिता या अभिभावक को मैसेज करें जिसका नंबर एडमिशन के समय लिया गया था और जिसने WhatsApp पर फ़ीस और स्कूल अपडेट लेने की सहमति (opt-in) दी थी। बच्चों के अपने नंबर पर फ़ीस के मैसेज न भेजें। हाउसिंग सोसाइटी वही नंबर इस्तेमाल करें जो सदस्यों ने सोसाइटी ऑफ़िस में दर्ज कराए हैं, WhatsApp ग्रुप से उठाए नंबर नहीं।
एक बात पैसे की भी: 1 अक्टूबर 2026 से Meta हर डिलीवर हुए यूटिलिटी टेम्पलेट का चार्ज लेता है, चाहे वह खुली 24 घंटे की विंडो के अंदर ही क्यों न भेजा गया हो। इसलिए हर बकाया के लिए तीन से ज़्यादा ऑटोमेटिक रिमाइंडर न रखें। मौजूदा दरें WhatsApp API pricing पेज पर देखें।
मंज़ूर करवाने वाले टेम्पलेट
हिन्दी पढ़ने वाले पेरेंट्स के लिए यही टेम्पलेट हिन्दी (hi) भाषा में बनाएँ और अंग्रेज़ी वाले के लिए अलग से; एक ही नाम से दोनों भाषाएँ चल सकती हैं।
| टेम्पलेट का नाम | कैटेगरी | नमूना |
|---|---|---|
fee_due_notice | यूटिलिटी | आदरणीय {{1}}, {{2}} की रकम {{3}} ({{4}}) की आख़िरी तारीख़ {{5}} है। यहाँ भरें: {{6}} पेमेंट हो चुका हो तो अनदेखा करें। (श्रीमती शर्मा; टर्म 2 फ़ीस; ₹18,500; आरव शर्मा, कक्षा 6B; 20 अक्टूबर; rzp.io/l/gvs2291) |
fee_due_today | यूटिलिटी | आदरणीय {{1}}, याद दिला दें कि {{2}} ({{3}}) आज देय है। यहाँ भरें: {{4}} मदद चाहिए तो जवाब दें। (श्री अय्यर; ₹4,200 मेंटेनेंस; फ़्लैट B-704; pay.lakeviewsociety.in/b704) |
fee_overdue_gentle | यूटिलिटी | आदरणीय {{1}}, {{2}} ({{3}} के लिए), जो {{4}} को देय था, अभी तक नहीं मिला है। अकाउंट्स टीम से बात करने के लिए यहीं जवाब दें। (श्रीमती शर्मा; ₹18,500; आरव शर्मा; 20 अक्टूबर) |
fee_payment_received | यूटिलिटी | आदरणीय {{1}}, {{2}} मिल गए हैं ({{3}})। रेफ़रेंस: {{4}}। धन्यवाद। (श्री अय्यर; ₹4,200; फ़्लैट B-704 अक्टूबर मेंटेनेंस; pay_Q7xL2k) |
फ़ीस रिमाइंडर में "अगले कोर्स पर अर्ली-बर्ड छूट" जैसी लाइन जोड़ते ही वह मार्केटिंग टेम्पलेट बन जाता है। टेम्पलेट क्यों रिजेक्ट होते हैं, यह टेम्पलेट गाइड में विस्तार से है।
Broadchat में इसे कैसे बनाएँ
- Payments → Payment Gateways में Razorpay या PayU (WhatsApp पेमेंट) या PhonePe पेमेंट लिंक जोड़ें।
- CRM → Super Field में student_name, fee_amount, due_date और payer_ref जैसे फ़ील्ड बनाएँ, फिर अपनी फ़ीस लिस्ट से CRM → Imports के ज़रिए भरें, या Automations → Workflow से Google Sheets के साथ सिंक रखें।
- चारों टेम्पलेट CRM → WhatsApp Templates में सबमिट करें।
- पहली सूचना CRM → Bulk Campaign में उस टर्म के unpaid टैग वाले CRM → Segment को शेड्यूल करें, हर कॉन्टैक्ट के लिए अलग पेमेंट लिंक के साथ; पेमेंट रिक्वेस्ट Payments → Payment Orders में दिखती हैं।
- Chatbots → Chatbots में When Payment Transaction Complete ट्रिगर वाला बॉट बनाएँ: fee_payment_received भेजे, unpaid टैग हटाए, paid टैग लगाए। एक When Payment Transaction Fail बॉट भी जोड़ें जो लिंक दोबारा भेजने की पेशकश करे।
- आख़िरी तारीख़ और बाद वाले रिमाइंडर के लिए पिछले कैंपेन पर Retarget करें या unpaid सेगमेंट दोबारा बनाएँ, ताकि भर चुके कॉन्टैक्ट अपने आप बाहर हो जाएँ।
- अकाउंट्स से बात करें वाले जवाब Department → Departments में अकाउंट्स टीम को भेजें, Working Hours के साथ ताकि बॉट बता सके कि जवाब कब तक मिलेगा।
आम गड़बड़ियाँ और उनका इलाज
- नकद या चेक से भरने वाले को भी रिमाइंडर चला गया: ऑफ़लाइन पेमेंट दर्ज नहीं हुआ। ऑफ़िस से कहें कि ऑफ़लाइन पेमेंट उसी दिन टैग करें, या हर रिमाइंडर से पहले सिंक चलाएँ।
- छूट मिलने के बाद भी पुरानी रकम: रकम एक बार इम्पोर्ट हुई और फिर कभी अपडेट नहीं हुई। हर कैंपेन से पहले दोबारा इम्पोर्ट या सिंक करें।
- भाई-बहन वाली उलझन: एक पेरेंट, दो बच्चे। हर बच्चे के नाम से अलग मैसेज भेजें, या एक मैसेज जिसमें दोनों की रकम अलग-अलग लिखी हो।
- बहुत ज़्यादा रिमाइंडर: हर बकाया तारीख़ के लिए तीन ऑटोमेटिक मैसेज से ज़्यादा नहीं, फिर स्टाफ़ को सौंप दें।
एक उदाहरण से हिसाब (सिर्फ़ समझाने के लिए)
यह सिर्फ़ उदाहरण है: ₹6,000 मासिक फ़ीस वाले 800 छात्रों के कोचिंग इंस्टीट्यूट में मान लीजिए हर महीने 160 पेमेंट एक हफ़्ते से ज़्यादा देर से आते हैं। अगर लिंक वाले साफ़ रिमाइंडर से इनमें से 60 समय पर आ जाएँ, तो हर महीने ₹3,60,000 एक हफ़्ता पहले आता है और अकाउंट्स टीम के फ़ोन करने के घंटे बचते हैं। इसमें से हर बकाया छात्र के तीन तक रिमाइंडर और रसीद का Meta यूटिलिटी चार्ज, पेमेंट गेटवे की फ़ीस और प्लेटफ़ॉर्म सब्सक्रिप्शन घटाएँ।
स्कूलों और सोसाइटियों के साथ काम करने वाली एजेंसियाँ यह फ़्लो अपने ब्रांड नाम से पार्टनर प्रोग्राम के ज़रिए दे सकती हैं। कोचिंग और स्कूल में WhatsApp के बाकी इस्तेमाल कोचिंग इंस्टीट्यूट की WhatsApp प्लेबुक में हैं।
Broadchat modules used
- Payment Gateways (Razorpay, PayU, PhonePe लिंक)
- Payment Orders
- Chatbot builder (पेमेंट ट्रिगर)
- Retarget के साथ Bulk Campaign
- Super Field कस्टम फ़ील्ड और Imports
- यूटिलिटी मैसेज टेम्पलेट
- Team inbox (Live Chat)
Industries: स्कूल, कोचिंग इंस्टीट्यूट, हाउसिंग सोसाइटी, जिम और क्लब, सब्सक्रिप्शन सर्विस
What to measure
- आख़िरी तारीख़ तक भरी गई फ़ीस का हिस्सा, पिछले साल के उसी टर्म या महीने की तुलना में।
- हर रिमाइंडर के 48 घंटे के अंदर हुए पेमेंट, ताकि पता चले कि सिलसिले का कौन सा रिमाइंडर असल में काम कर रहा है।
- हर पेमेंट करने वाले को भेजे गए रिमाइंडर की संख्या, जो पहली सूचना पर ज़्यादा लोगों के भरने से घटनी चाहिए।
- इनबॉक्स में आई किस्त या फ़ीस से जुड़ी रिक्वेस्ट, और उनका जवाब देने में लगा समय।
- रिमाइंडर के बाद opt-out और ब्लॉक, जो बताते हैं कि भाषा या बार-बार भेजना बदलने की ज़रूरत है।
स्रोत
- Template categorization and guidelines — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Payments API (India) — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Pricing on the WhatsApp Business Platform — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Get opt-in for WhatsApp — Meta for Developers, checked 12 October 2026
Broadchat team · Product and partner success team
The people who build and support Broadchat, the white-label WhatsApp Business API platform. We write from what we see while onboarding partners and their clients on the official WhatsApp Cloud API, and we check every article against Meta's current documentation.
आख़िरी अपडेट:
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या फ़ीस रिमाइंडर यूटिलिटी टेम्पलेट है?
हाँ, जब वह किसी मौजूदा समझौते के तहत पहले से बकाया रकम के बारे में हो, जैसे ट्यूशन फ़ीस, मेंटेनेंस या सब्सक्रिप्शन। वह तभी तक यूटिलिटी है जब तक उसमें कोई प्रचार न हो, जैसे अगले कोर्स पर अर्ली-बर्ड ऑफ़र।
क्या पेरेंट्स WhatsApp के अंदर ही फ़ीस भर सकते हैं?
पेरेंट्स चैट में भेजे गए Razorpay, PayU या PhonePe के पेमेंट लिंक से भर सकते हैं, और भारत में Razorpay और PayU जैसे समर्थित गेटवे से WhatsApp पेमेंट भी हो सकता है। चैट में कभी भी कार्ड नंबर, UPI PIN या OTP न माँगें।
किसी ने पेमेंट कर दिया तो उसके रिमाइंडर कैसे रुकेंगे?
When Payment Transaction Complete चैटबॉट ट्रिगर से कॉन्टैक्ट पर paid टैग लगाएँ और unpaid टैग हटाएँ। आगे के रिमाइंडर सिर्फ़ unpaid सेगमेंट को जाते हैं, इसलिए भर चुके लोग अपने आप बाहर हो जाते हैं।
क्या फ़ीस के बारे में सीधे छात्र को मैसेज करें?
छात्र नाबालिग है तो नहीं। फ़ीस के मैसेज उसी माता-पिता या अभिभावक को भेजें जिसने एडमिशन के समय सहमति दी थी। बालिग छात्र opt-in करें तो उन्हें उनके अपने रिमाइंडर भेजे जा सकते हैं।
कितने फ़ीस रिमाइंडर भेजना ठीक है?
हर बकाया तारीख़ के लिए तीन ऑटोमेटिक मैसेज एक समझदार सीमा है: तारीख़ से कुछ दिन पहले सूचना, तारीख़ वाले दिन एक, और उसके बाद एक हल्का सा मैसेज। उसके बाद अकाउंट्स टीम का कोई व्यक्ति बात संभाले।