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NGO के लिए WhatsApp API: डोनर रसीद, अपील और वॉलंटियर कोऑर्डिनेशन सही तरीके से
Non-profit के लिए playbook: तुरंत donation रसीद, सिर्फ़ opted-in डोनर को अपील, वॉलंटियर शिफ़्ट रिमाइंडर और सावधानी से चलाई beneficiary हेल्पलाइन, साथ में Meta की non-profit pricing की जानकारी।
लेखक Broadchat teamप्रकाशित 13 मिनट
The problems WhatsApp solves for ngo, ट्रस्ट और non-profit संस्थाएँ
रसीद देर से आती है या बिल्कुल नहीं आती
ऑनलाइन donate करने वाले डोनर को ईमेल से रसीद आने में दिन लग जाते हैं, और वह अक्सर स्पैम में चली जाती है। छोटे डोनर को लगता है कि किसी ने नोटिस नहीं किया तो वे देना बंद कर देते हैं, और बड़े डोनर को अपनी टैक्स फ़ाइलिंग के लिए रसीद चाहिए होती है।
अपील पुरानी, मिली-जुली लिस्ट पर जाती है
इवेंट साइन-अप शीट और वॉलंटियर फ़ॉर्म एक ही बड़े कॉन्टैक्ट लिस्ट में मिल जाते हैं। किसी flood अपील के समय सबको मैसेज करने से block और complaint आते हैं, और नंबर पर पाबंदी लग सकती है।
आख़िरी समय पर वॉलंटियर नहीं आते
वीकेंड ड्राइव, हेल्थ कैंप और राशन बँटवारा वॉलंटियर पर टिके होते हैं। किसी बड़े WhatsApp ग्रुप में भेजा रिमाइंडर सैकड़ों दूसरे मैसेज में खो जाता है।
Beneficiary स्टाफ़ के पर्सनल फ़ोन पर पहुँचते हैं
स्कॉलरशिप, राशन किट या मेडिकल सहायता के बारे में पूछने वाले परिवार field worker को सीधे मैसेज करते हैं। संवेदनशील जानकारी बिना किसी निगरानी के पर्सनल फ़ोन पर रहती है और worker के जाने पर साथ चली जाती है।
छोटी टीम, कॉल सेंटर का बजट नहीं
ज़्यादातर NGO दो-तीन लोगों से कम्युनिकेशन चलाते हैं जो रिपोर्ट भी लिखते हैं और इवेंट भी मैनेज करते हैं। लगातार हाथ से भेजने वाला कोई भी काम टिकता नहीं है।
WhatsApp किसी non-profit के लिए क्या करता है
NGO के लिए WhatsApp API एक छोटी टीम को एक ऐसा नंबर देता है जो हर डोनर को सेकंडों में धन्यवाद देता है, अपील सिर्फ़ उन supporter को भेजता है जिन्होंने माँगी है, वॉलंटियर को समय पर रखता है, और स्टाफ़ के पर्सनल नंबर बाँटे बिना beneficiary हेल्पलाइन चलाता है। यह उन रजिस्टर्ड ट्रस्ट, सोसाइटी और Section 8 कंपनियों के लिए सही है जो पहले से ऑनलाइन फ़ंड जुटाते हैं या field प्रोग्राम चलाते हैं। अगर आप हफ़्ते में सिर्फ़ कुछ मैसेज भेजते हैं, तो WhatsApp Business app काफ़ी हो सकता है; दोनों की तुलना Business app बनाम API में है।
Platform नया है? WhatsApp Business API क्या है से शुरू करें। 24 घंटे की customer service विंडो के बाहर हर मैसेज मंज़ूर message template से जाना चाहिए, और कैटेगरी Meta तय करता है: रसीद और शिफ़्ट रिमाइंडर utility हैं, अपील और इम्पैक्ट कहानियाँ मार्केटिंग हैं।
Non-profit के लिए pricing की एक बात
Meta की pricing 1 अक्टूबर 2026 से बदल गई: हर business phone नंबर को महीने में 1,000 मुफ़्त service मैसेज मिलते हैं, और उससे ज़्यादा service मैसेज पर चार्ज लगता है; utility template खुली customer service विंडो के अंदर भी चार्ज होते हैं। Meta का pricing पेज यह भी कहता है कि eligible सरकारी और non-profit अकाउंट 31 दिसंबर 2027 तक 1,000 से ज़्यादा service मैसेज मुफ़्त पाते रहेंगे। Eligibility Meta का फ़ैसला है, आपके platform का नहीं, इसलिए बजट बनाने से पहले pricing पेज और अपना अकाउंट जाँच लें। Template मैसेज दोनों हालात में चार्ज होते हैं; देखें हमारा WhatsApp API pricing explainer।
पहले मंज़ूर करवाने वाले message template
| Template का नाम | कैटेगरी | नमूना |
|---|---|---|
donation_receipt_pdf (document header) | Utility | प्रिय {{1}}, {{4}} को {{3}} को आपके {{2}} के donation के लिए धन्यवाद (ref {{5}})। आपकी रसीद अटैच है। (मीरा, ₹2,500, Asha Shiksha Foundation, 12 अक्टूबर 2026, ASF-55190) |
monthly_gift_debit_notice | Utility | नमस्ते {{1}}, आपका {{2}} का मासिक donation {{3}} को debit होगा। बदलने के लिए HELP लिखें। (अर्जुन, ₹1,000, 5 नवंबर) |
volunteer_shift_confirmed | Utility | नमस्ते {{1}}, आप {{3}} को {{2}} के लिए कन्फ़र्म हैं। {{5}} में {{4}} तक पहुँचें। (राहुल, गोविंदपुरा का हेल्थ कैंप, रविवार 19 अक्टूबर, सुबह 8:30, कम्युनिटी हॉल) |
beneficiary_camp_reminder | Utility | नमस्कार {{1}}, {{2}} में आपकी रजिस्टर्ड अपॉइंटमेंट {{3}} को है। कृपया {{4}} साथ लाएँ। (सुनीता जी, चोमू का आई कैंप, शनिवार 25 अक्टूबर, आपका आधार कार्ड) |
emergency_appeal (image header) | Marketing | {{1}} से हमारे सहयोग वाले {{2}} स्कूल बंद हो गए हैं। {{3}} से एक बच्चे को लर्निंग किट मिलता है। यहाँ दें: {{4}} (असम में बाढ़, 40, ₹1,500, give.ashashiksha.org/assam) |
impact_story_update (image header) | Marketing | {{1}}, वह {{2}} जिसमें आपने मदद की, इस हफ़्ते खुल गया। इसे मुमकिन बनाने के लिए धन्यवाद। (मीरा, बार्मेर में लाइब्रेरी) |
हमारी message template गाइड बताती है कि Meta मैसेज को कैसे कैटेगराइज़ करता है और क्यों रसीद में छिपी अपील पूरे template को recategorise करवा सकती है।
डोनर, वॉलंटियर और beneficiary के लिए chatbot फ़्लो
- When Payment Transaction Complete (WhatsApp payments या payment link): amount और reference के लिए Save Variable Value, फिर रसीद PDF के साथ Template टाइप का Send Message।
- "donate" पर Match Keyword: तीन amount बटन और एक custom विकल्प वाला Send Message; चुने गए amount के लिए Payment टाइप का Send Message।
- "volunteer" पर Match Keyword: AI Data Collector नाम, इलाका, स्किल और उपलब्धता जुटाता है; Native Calendar ऐप (Add Automation App से जोड़ा गया) ड्राइव में एक सीमित सीट वाला स्लॉट बुक करता है।
- अनजान नंबर से New Message: AI Language Detector फिर Ask Question ("आप डोनर, वॉलंटियर या मदद चाहते हैं?") से कॉन्टैक्ट को टैग करें।
- मदद चाहने वालों के लिए: Trained AI आपके प्रोग्राम FAQ से eligibility और डॉक्यूमेंट के सवालों का जवाब दे; कोई भी पर्सनल बात restricted beneficiary डिपार्टमेंट में Assign to Agent हो जाए।
- Working Hours जिससे beneficiary को पता चले कि कोई इंसान कब जवाब देगा।
Broadchat के कौन से फ़ीचर इस्तेमाल करें
- donation reconcile करने के लिए Payments → Payment Gateways (Razorpay या PayU WhatsApp payments, PhonePe लिंक) और Payments → Payment Orders।
- अगर आपका accounts सिस्टम PDF नहीं बनाता तो हर डोनर के लिए पर्सनलाइज़्ड रसीद PDF के लिए Dynamic Experience → PDF Experience।
- हर ड्राइव या कैंप के लिए event type और प्रति स्लॉट बुकिंग के लिए Automations → Calendar।
- डोनर, वॉलंटियर और beneficiary लिस्ट, अपील की सहमति, आख़िरी donation की तारीख़ के लिए CRM → Tags, CRM → Super Field और CRM → Segment।
- opted-in डोनर सेगमेंट को अपील के लिए CRM → Bulk Campaign, और पढ़ा पर donate न करने वालों के लिए Retarget।
- सिर्फ़ ट्रेंड स्टाफ़ के लिए beneficiary डेस्क के लिए Department → Departments और Department → Roles।
- हिन्दी और अंग्रेज़ी में प्रोग्राम के नियम और FAQ कवर करने वाले एजेंट के लिए AI → AI Agents।
उदाहरण से हिसाब (सिर्फ़ समझाने के लिए)
सिर्फ़ उदाहरण के आँकड़े: Asha Shiksha Foundation को महीने में 400 ऑनलाइन donation मिलते हैं। अगर कोई coordinator हर donation की रसीद ईमेल से भेजने और bounce ठीक करने में 5 मिनट लगाता है, तो इसे automate करने से महीने में लगभग 33 घंटे बचते हैं। अगर साल में दो अच्छी तरह targeted अपील 2,000 opted-in डोनर को भेजी जाएँ और औसतन ₹1,500 के 60 donation मिलें, तो यह ₹90,000 जुटते हैं। एक रात पहले drop-out बटन वाले वॉलंटियर रिमाइंडर से no-show की जगह शाम तक बदली जा सकती है, कैंप के दिन नहीं। इसमें से Meta का template चार्ज, non-profit exemption न मिलने पर service-message चार्ज, और platform सब्सक्रिप्शन घटाएँ; आपका partner platform वाले हिस्से का कोट दे सकता है।
सोशल सेक्टर की सेवा करने वाली एजेंसियों के लिए
कई NGO के लिए कम्युनिकेशन चलाने वाली एजेंसियाँ और CSR consultant इसे अपने ब्रांड नाम से partner program के ज़रिए दे सकते हैं, हर संस्था को अलग workspace में रखकर।
Use cases with example messages
तुरंत donation acknowledgement और रसीद
पेमेंट गेटवे से donation कन्फ़र्म होते ही अमाउंट, transaction reference और PDF रसीद के साथ धन्यवाद भेजें। अगर आप 80G रसीद देने के लिए रजिस्टर्ड हैं, तो यही वह जगह है जहाँ रसीद जाती है; मैसेज ख़ुद utility है क्योंकि यह पूरे हो चुके transaction के बारे में है।
utility template
Business: प्रिय मीरा जी, 12 अक्टूबर 2026 को Asha Shiksha Foundation को आपके ₹2,500 के donation के लिए धन्यवाद (ref ASF-55190)। आपकी रसीद अटैच है।
Example message मासिक डोनर mandate रिमाइंडर
मासिक डोनर को auto-debit से पहले याद दिलाएँ या expired mandate को रिन्यू करने को कहें, इसी मैसेज में कोई नई अपील न जोड़ें।
utility template
Business: नमस्ते अर्जुन जी, Asha Shiksha Foundation को आपका मासिक ₹1,000 का donation 5 नवंबर को debit होगा। बदलने या रोकने के लिए HELP लिखें।
Example message Opted-in फ़ंडरेज़िंग अपील
इमरजेंसी अपील, त्योहारी कैंपेन और प्रोजेक्ट लॉन्च सिर्फ़ उन डोनर को जाएँ जिन्होंने अपडेट और अपील के लिए opt-in किया है, साफ़ तौर पर रोकने का तरीका देकर। ये मार्केटिंग template हैं।
marketing template
Business: असम में बाढ़ से हमारे सहयोग वाले 40 स्कूल बंद हो गए हैं। ₹1,500 से एक बच्चे को छह महीने का लर्निंग किट मिलता है। यहाँ दें: give.ashashiksha.org/assam. अपील रोकने के लिए STOP लिखें।
Example message पुराने डोनर के लिए इम्पैक्ट अपडेट
डोनर ने जिस प्रोजेक्ट को फ़ंड किया उसकी एक छोटी कहानी और फ़ोटो उन्हें जोड़े रखती है। क्योंकि यह आगे donation को बढ़ावा देती है, इसे मार्केटिंग मानें और सिर्फ़ opted-in डोनर को भेजें।
marketing template
Business: मीरा जी, जो लाइब्रेरी आपकी मदद से बार्मेर में बनी, वह इस हफ़्ते खुल गई। 120 बच्चों ने अपनी पहली किताब उधार ली। इसे मुमकिन बनाने के लिए धन्यवाद।
Example message वॉलंटियर शिफ़्ट कन्फ़र्मेशन और रिमाइंडर
वॉलंटियर chatbot या फ़ॉर्म से साइन-अप करते हैं, लोकेशन और रिपोर्टिंग समय के साथ कन्फ़र्मेशन पाते हैं, और एक रात पहले रिमाइंडर में एक बटन से हटने का विकल्प देते हैं ताकि आप किसी और को कॉल कर सकें।
utility template
Business: नमस्ते राहुल जी, आप गोविंदपुरा के हेल्थ कैंप के लिए कन्फ़र्म हैं, रविवार 19 अक्टूबर, कम्युनिटी हॉल में सुबह 8:30 बजे तक पहुँचें। [मैं आऊँगा] [मैं नहीं आ सकता]
Example message Beneficiary हेल्पलाइन
एक chatbot eligibility, ज़रूरी डॉक्यूमेंट और कैंप की तारीख़ों के सवालों का जवाब beneficiary की अपनी भाषा में देता है, और कोई भी पर्सनल बात restricted डिपार्टमेंट के ट्रेंड स्टाफ़ को सौंप देता है।
Reply inside the 24-hour window
A rollout playbook
अपनी लिस्ट को consent के हिसाब से अलग करें
हर कॉन्टैक्ट को डोनर, वॉलंटियर या beneficiary के तौर पर टैग करें, और यह अलग से रेकॉर्ड करें कि उन्होंने अपील के लिए सहमति दी है या नहीं। Beneficiary कभी फ़ंडरेज़िंग सेगमेंट में नहीं आने चाहिए।
पहले रसीद को automate करें
अपना गेटवे कनेक्ट करें ताकि हर donation acknowledgement और रसीद अपने आप ट्रिगर करे। डोनर इस मैसेज को सबसे ज़्यादा नोटिस करते हैं और इसमें कोई हाथ का काम नहीं चाहिए।
वॉलंटियर ड्राइव एक साइन-अप फ़्लो से चलाएँ
ग्रुप वाले साइन-अप मैसेज की जगह chatbot लगाएँ जो नाम, इलाका और उपलब्धता लेकर एक स्लॉट बुक करे, ताकि हर जगह के लिए सही संख्या पता रहे।
अपील कम और साफ़ रखें
साल में एक-दो अपील, opted-in डोनर को, हर एक किसी ठोस ज़रूरत और अमाउंट के साथ, हफ़्ते भर के सामान्य मैसेज से ज़्यादा असर करती है।
Beneficiary की बातचीत सीमित रखें
Beneficiary की चैट सिर्फ़ ट्रेंड स्टाफ़ वाले डिपार्टमेंट को भेजें, और संवेदनशील नोट tags में नहीं बल्कि restricted फ़ील्ड में रखें।
अपनी pricing eligibility जाँचें
बजट बनाने से पहले Meta के pricing पेज और अपने अकाउंट से यह कन्फ़र्म करें कि आप non-profit service-message exemption के लिए eligible हैं या नहीं।
Compliance notes
- अपील और इम्पैक्ट कहानियाँ सिर्फ़ उन डोनर को भेजें जिन्होंने उनके लिए opt-in किया है; कोई donation रसीद या वॉलंटियर साइन-अप फ़ंडरेज़िंग मैसेज के लिए सहमति नहीं है।
- Beneficiary की सेहत, जाति, आमदनी या केस की जानकारी कभी template, tag या कैंपेन सेगमेंट में न डालें; भारत के डिजिटल पर्सनल डेटा प्रोटेक्शन एक्ट, 2023 के consent और purpose limitation के सिद्धांतों के तहत उन्हें restricted फ़ील्ड में रखें।
- बच्चों या beneficiary की तस्वीरें बिना उस व्यक्ति या उनके गार्डियन की दर्ज सहमति के अपील में इस्तेमाल न करें।
- टैक्स-exemption रसीद सिर्फ़ तब दें जब आपकी संस्था इसके लिए रजिस्टर्ड हो, और वही रसीद भेजें जो आपका अकाउंट्स सिस्टम रेकॉर्ड करता है।
- विदेशी donation Foreign Contribution (Regulation) Act के तहत नियंत्रित हैं; अगर विदेश के डोनर WhatsApp लिंक से donate करते हैं, तो पक्का करें कि लिंक आपके FCRA-designated अकाउंट प्रोसेस पर जाए, और जो भी साफ़ न हो उसके लिए सलाह लें।
- चैट में डोनर से कार्ड नंबर, CVV या UPI PIN कभी न माँगें; अपने पेमेंट गेटवे के लिंक या WhatsApp पेमेंट इस्तेमाल करें।
स्रोत
- Pricing on the WhatsApp Business Platform — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- WhatsApp Business Messaging Policy — WhatsApp, checked 12 October 2026
- Payments API: India payment gateways — Meta for Developers, checked 12 October 2026
Broadchat team · Product and partner success team
The people who build and support Broadchat, the white-label WhatsApp Business API platform. We write from what we see while onboarding partners and their clients on the official WhatsApp Cloud API, and we check every article against Meta's current documentation.
आख़िरी अपडेट:
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या NGO के लिए WhatsApp मैसेज मुफ़्त हैं?
पूरी तरह नहीं। Meta हर अकाउंट के लिए template मैसेज का चार्ज लेता है। इसका pricing पेज कहता है कि eligible सरकारी और non-profit अकाउंट 31 दिसंबर 2027 तक सामान्य 1,000 से ज़्यादा service मैसेज मुफ़्त पाते रहेंगे; eligibility Meta तय करता है, इसलिए इस पर निर्भर रहने से पहले अपना अकाउंट जाँच लें।
क्या donation रसीद utility है या मार्केटिंग मैसेज?
पूरे हो चुके donation की रसीद या धन्यवाद utility है, जब तक उसमें कोई नई अपील न हो। उसी मैसेज में दोबारा देने को कहना उसे मार्केटिंग बना देता है।
क्या मैं हर उस व्यक्ति को अपील भेज सकता हूँ जिसने कभी donate किया हो?
सिर्फ़ उन्हें जिन्होंने WhatsApp पर अपील या अपडेट पाने के लिए सहमति दी है। एक बार donate करना फ़ंडरेज़िंग मैसेज के लिए सहमति नहीं है, और बिना opt-in मैसेज करने से block और आपके नंबर पर पाबंदी लग सकती है।
क्या डोनर WhatsApp के अंदर पेमेंट कर सकते हैं?
भारत में, WhatsApp payments Razorpay और PayU जैसे Meta-supported गेटवे से, सिर्फ़ INR में काम करता है। आप PhonePe या गेटवे का payment link भी भेज सकते हैं। चैट में कभी कार्ड की जानकारी न लें।
हम beneficiary की जानकारी की सुरक्षा कैसे करें?
Beneficiary की चैट किसी restricted डिपार्टमेंट को भेजें, संवेदनशील जानकारी सिर्फ़ ट्रेंड स्टाफ़ देख सकें ऐसे फ़ील्ड में रखें, उन्हें कभी template या कैंपेन सेगमेंट में न डालें, और प्रोग्राम का मक़सद पूरा होने पर उन्हें डिलीट कर दें।