Industry
इवेंट ऑर्गनाइज़र के लिए WhatsApp: टिकट, एंट्री पास और इवेंट वाले दिन के अपडेट
इवेंट ऑर्गनाइज़र, कॉन्फ़्रेंस टीम, वेडिंग प्लानर और वेबिनार होस्ट के लिए: टिकट कन्फ़र्मेशन, हर व्यक्ति का अपना एंट्री पास, वेन्यू और शेड्यूल के अपडेट, और स्टॉल पर लीड कैप्चर।
लेखक Broadchat teamप्रकाशित 14 मिनट
The problems WhatsApp solves for इवेंट, कॉन्फ़्रेंस, शादी और लाइव एक्सपीरियंस
टिकट ईमेल में खो जाते हैं
गेट पर लाइन लंबी होती जाती है और लोग इनबॉक्स में टिकट ढूँढते रहते हैं। जो पास उसी चैट में हो जो वे दिन भर खोलते हैं, वह जल्दी मिलता है और अपनी जगह आने वाले साथी को फ़ॉरवर्ड करना भी आसान होता है।
आख़िरी मिनट के बदलाव किसी तक नहीं पहुँचते
हॉल बदल गया, कीनोट देर से है, या बारिश की वजह से संगीत अंदर शिफ़्ट हुआ: यह बात कुछ ही मिनट में सैकड़ों लोगों तक पहुँचनी चाहिए। ईमेल बहुत धीमा है और SMS पर सवाल पूछकर जवाब देने का रास्ता नहीं।
इवेंट वाले दिन हेल्पडेस्क डूब जाता है
पार्किंग, Wi-Fi पासवर्ड, बैज खो गया, वर्कशॉप किस हॉल में है: वही सवाल सैकड़ों बार आते हैं, ठीक उस वक़्त जब टीम इवेंट चलाने में व्यस्त होती है।
एग्ज़िबिटर और स्पॉन्सर की लीड काग़ज़ पर रह जाती हैं
स्टॉल पर विज़िटिंग कार्ड और बैज स्कैन का ढेर लगता है और हफ़्ते भर बाद टाइप होता है, तब तक विज़िटर बातचीत भूल चुका होता है।
मेहमानों की लिस्ट कई हाथों से आती है
वेडिंग प्लानर को दोनों परिवारों से अलग-अलग फ़ॉर्मैट में लिस्ट मिलती है, कहीं नंबर ग़ायब, कहीं नाम दो बार, और फिर भी हर मेहमान को सफ़र, कमरे और रस्मों की जानकारी देनी होती है।
इवेंट में WhatsApp कहाँ काम आता है
event management ke liye whatsapp का मतलब है टिकट, वेन्यू की पिन, शेड्यूल और हेल्पडेस्क को उसी एक चैट में रखना जिसे अटेंडी हर घंटे देखता है। कॉन्फ़्रेंस ऑर्गनाइज़र इसे डेलिगेट पास और कमरे के बदलाव के लिए इस्तेमाल करते हैं, वेडिंग प्लानर तीन दिन के फ़ंक्शन में मेहमानों के इंतज़ाम के लिए, और एग्ज़िबिशन ऑर्गनाइज़र स्टॉल पर लीड लेने के लिए। अगर आपका इवेंट वेबिनार की सीरीज़ है, तो वेबिनार रजिस्ट्रेशन फ़्लो साइन-अप और जॉइन लिंक के रिमाइंडर को ज़्यादा विस्तार से समझाता है।
प्लान दो सीमाओं से तय होता है। जिसने पिछले 24 घंटे में आपको लिखा नहीं, उसे जाने वाला हर मैसेज मंज़ूर मैसेज टेम्पलेट होना चाहिए, और आपके business portfolio की एक मैसेजिंग लिमिट होती है (24 घंटे में 250, फिर 2,000, 10,000, 100,000 और अनलिमिटेड अलग-अलग लोग)। 3,000 डेलिगेट वाली कॉन्फ़्रेंस के लिए टिकट कन्फ़र्मेशन भेजने से पहले portfolio 10,000 वाले टियर पर होना चाहिए; इसके लिए quality rating और messaging limit वाला लेख देखें। नए हैं तो पहले WhatsApp Business API क्या है पढ़ें।
पहले मंज़ूर करवाने वाले टेम्पलेट
| टेम्पलेट का नाम | कैटेगरी | नमूना |
|---|---|---|
ticket_confirmed_pass (इमेज हेडर) | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, आप {{2}}, {{3}} के लिए {{4}} पास पर रजिस्टर्ड हैं। ऊपर वाला पास {{5}} पर दिखाएँ। टिकट ID: {{6}} (रोहन जी; India SaaS Summit 2026; 14-15 नवंबर; Delegate; गेट 2; ISS-20481) |
venue_directions | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, {{2}} इस जगह है: {{3}}। पार्किंग: {{4}}। एंट्री शुरू: {{5}}। (रोहन जी; India SaaS Summit; KTPO व्हाइटफ़ील्ड हॉल 3; गेट 4; 14 नवंबर सुबह 8:30) |
session_room_change | यूटिलिटी | आपके रजिस्टर किए सेशन {{1}} का अपडेट: यह अब {{2}} में है, समय वही {{3}}। (Pricing for SaaS; रूम 105; दोपहर 2:00) |
guest_travel_details | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, {{2}} के लिए आपका कमरा {{3}}, {{4}} है। पिकअप: {{5}}। (शर्मा जी; अदिति और करण की शादी; 214; होटल जयपुर ग्रीन्स; 6 दिसंबर दोपहर 3:15) |
certificate_ready (डॉक्यूमेंट हेडर) | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, {{2}} का आपका अटेंडेंस सर्टिफ़िकेट साथ में है। (प्रिया जी; India SaaS Summit 2026) |
next_edition_early_bird | मार्केटिंग | {{1}} {{3}} को {{2}} आ रहा है। {{5}} तक अर्ली-बर्ड पास {{4}} में। PASS लिखें। (India SaaS Summit; पुणे; 20 फ़रवरी 2027; ₹4,999; 15 दिसंबर) |
हिन्दी पढ़ने वाले मेहमानों के लिए टेम्पलेट हिन्दी (hi) भाषा में अलग से सबमिट करें। तैयार हिन्दी नमूने इवेंट इनविटेशन टेम्पलेट पेज पर हैं।
इवेंट के चैटबॉट फ़्लो
- आपके टिकटिंग टूल से Inbound Webhook: नाम, टिकट टाइप और टिकट ID के लिए Save Variable Value, फिर पास वाली इमेज के साथ Template टाइप का Send Message।
- स्टॉल कोड (STALL-B12) पर Match Keyword: AI Data Collector नाम, कंपनी और रुचि पूछता है, एग्ज़िबिटर का टैग लगाता है, और Send Message कन्फ़र्म करता है।
- इवेंट के दिनों में New Message: AI Intent Detector पार्किंग, Wi-Fi, शेड्यूल, खाना, खोया बैज और रिफ़ंड को अलग करता है; Trained AI इवेंट के FAQ से जवाब देता है।
- खोया बैज या रिफ़ंड: हेल्पडेस्क डिपार्टमेंट में Assign to Agent।
- Working Hours इवेंट के घंटों पर रखें, ताकि देर रात के मैसेज को सच्चा जवाब मिले: "हम सुबह 8 बजे जवाब देंगे"।
- शादी का RSVP: हर फ़ंक्शन के लिए हाँ/नहीं बटन वाला Send Message, कस्टम फ़ील्ड में Save Variable Value, और प्लानर लिस्ट एक्सपोर्ट करता है।
Broadchat में किन फ़ीचर का इस्तेमाल करें
- Dynamic Experience → Image Experience: नाम और QR वाला हर अटेंडी का अपना पास; सर्टिफ़िकेट के लिए PDF Experience।
- CRM → Imports: दोनों परिवारों की मेहमान लिस्ट या पुराने अटेंडी CSV से लाएँ; टिकट टाइप, कमरा नंबर और हर फ़ंक्शन के RSVP के लिए CRM → Super Field।
- CRM → Segment और CRM → Bulk Campaign: इवेंट वाले दिन के अपडेट एक सेगमेंट को भेजें; Rocket Campaign बहुत बड़ी घोषणा को कई नंबरों में बाँट सकता है।
- AI → AI Agents: ऐसा एजेंट जिसकी instructions में इवेंट का FAQ हो।
- हेल्पडेस्क टीम के लिए CRM → Live Chat, Department → Departments और CRM → Canned Replies।
- CRM → Tags: हर एग्ज़िबिटर का एक टैग स्टॉल की लीड अलग रखता है, और CRM → Exports हर एग्ज़िबिटर की रोज़ की लीड फ़ाइल बनाता है।
अनुमानित ROI
यह सिर्फ़ उदाहरण है। 1,500 डेलिगेट वाली एक कॉन्फ़्रेंस पहले दो दिन तक चार हेल्पडेस्क फ़ोन लाइन चलाती थी। अगर चैटबॉट दोहराए जाने वाले ज़्यादातर सवालों का जवाब दे दे और इनबॉक्स पर दो लोग काफ़ी हों, तो 2 लोग × 2 दिन × ₹2,500 रोज़ाना = ₹10,000 बचते हैं। अगर 30 एग्ज़िबिटर को लीड हफ़्ते भर बाद की जगह उसी दिन मिलें, तो अगले साल स्पॉन्सरशिप की बात आसान होती है, हालाँकि उसकी क़ीमत का अंदाज़ा आपको ख़ुद लगाना होगा।
दूसरी तरफ़ हर कन्फ़र्मेशन, रास्ते और अपडेट वाले टेम्पलेट का Meta का चार्ज गिनें, हर नंबर के महीने के 1,000 मुफ़्त सर्विस मैसेज से ऊपर की बातचीत (1 अक्टूबर 2026 से चार्ज होती है), और प्लेटफ़ॉर्म की सब्सक्रिप्शन। इनका अंदाज़ा WhatsApp API pricing पेज से लगाएँ। इवेंट के बाद फ़ीडबैक लेने का तरीक़ा कस्टमर फ़ीडबैक सर्वे वाले पेज पर है, और डेस्टिनेशन वेडिंग या ग्रुप ट्रिप के लिए ट्रैवल प्लेबुक देखें।
इवेंट-टेक एजेंसियों के लिए
टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म और इवेंट एजेंसियाँ अपने हर ऑर्गनाइज़र को WhatsApp पास और हेल्पडेस्क अपने ब्रांड से पार्टनर प्रोग्राम के ज़रिए दे सकती हैं।
Use cases with example messages
अपने एंट्री पास के साथ टिकट कन्फ़र्मेशन
टिकट का पेमेंट होते ही कन्फ़र्मेशन भेजें, जिसके इमेज हेडर में हर व्यक्ति का अपना पास हो: नाम, टिकट टाइप और ऐसा QR कोड जिसे आपका स्कैनिंग ऐप पढ़ सके। Image Experience एक बार बनाए डिज़ाइन से हर व्यक्ति की अलग इमेज बनाता है।
utility template
Business: नमस्ते रोहन जी, आप India SaaS Summit 2026, बेंगलुरु, 14-15 नवंबर के लिए Delegate पास पर रजिस्टर्ड हैं। आपका एंट्री पास ऊपर है; इसे गेट 2 पर दिखाएँ। टिकट ID: ISS-20481
Example message वेन्यू का रास्ता और पार्किंग
इवेंट से कुछ दिन पहले मैप पिन के साथ वेन्यू, सबसे पास का मेट्रो स्टेशन, पार्किंग के नियम और हर टिकट टाइप का गेट भेजें।
utility template
Business: नमस्ते रोहन जी, India SaaS Summit KTPO व्हाइटफ़ील्ड, हॉल 3 में है। सबसे पास का मेट्रो: काडुगोडी ट्री पार्क। Delegate पार्किंग गेट 4 पर है। 14 नवंबर को सुबह 8:30 बजे से एंट्री।
Example message इवेंट वाले दिन शेड्यूल का बदलाव
कमरा बदलने या देरी की ख़बर सिर्फ़ उन्हीं लोगों को भेजें जिन पर असर है, टिकट टाइप या रजिस्टर किए सेशन से बने सेगमेंट के ज़रिए, ताकि एक वर्कशॉप के बदलाव से हर अटेंडी परेशान न हो।
utility template
Business: आपकी रजिस्टर की हुई वर्कशॉप का अपडेट: अनन्या राव की Pricing for SaaS अब हॉल 2 की जगह रूम 105 में है, समय वही, दोपहर 2:00 बजे।
Example message इवेंट के दिन का हेल्पडेस्क चैटबॉट
इवेंट के FAQ से तैयार AI एजेंट पार्किंग, Wi-Fi, खाने और सेशन के सवालों का जवाब देता है, और बैज खोने या रिफ़ंड की बात shared inbox में हेल्पडेस्क टीम को सौंपता है।
Reply inside the 24-hour window
स्टॉल पर एग्ज़िबिटर के लिए लीड
हर स्टॉल का एक QR कोड होता है जो STALL-B12 जैसे पहले से भरे कोड के साथ चैट खोलता है। छोटा फ़ॉर्म नाम, कंपनी और रुचि लेता है, लीड पर उस एग्ज़िबिटर का टैग लगाता है, और एग्ज़िबिटर को रोज़ का एक्सपोर्ट मिलता है।
Reply inside the 24-hour window
Business: स्टॉल B12 पर कावेरी रोबोटिक्स से मिलने के लिए धन्यवाद। आपको क्या चाहिए: प्रोडक्ट डेमो, प्राइस लिस्ट या कॉल बैक?
Example message शादी के मेहमानों का इंतज़ाम
प्लानर हर मेहमान को होटल का कमरा, कैब पिकअप का समय और फ़ंक्शन का शेड्यूल भेजते हैं, और quick-reply बटन से हर फ़ंक्शन का RSVP लेते हैं।
utility template
Business: नमस्ते शर्मा जी, अदिति और करण की शादी के लिए आपका कमरा 214, होटल जयपुर ग्रीन्स है। 6 दिसंबर को दोपहर 3:15 बजे जयपुर एयरपोर्ट से पिकअप। क्या आप 6 दिसंबर के संगीत में आएँगे? [हाँ] [नहीं]
Example message अर्ली-बर्ड और अगले एडिशन की घोषणा
अगला एडिशन, अर्ली-बर्ड कीमत या नए शहर का प्रचार सिर्फ़ उन पुराने अटेंडी को करें जिन्होंने इवेंट की ख़बरें लेने की सहमति दी है। ये मार्केटिंग टेम्पलेट हैं।
marketing template
Business: India SaaS Summit 20 फ़रवरी 2027 को पुणे आ रहा है। 15 दिसंबर तक अर्ली-बर्ड Delegate पास ₹4,999 में। लिंक के लिए PASS लिखें, मैसेज बंद करने के लिए STOP।
Example message
A rollout playbook
रजिस्ट्रेशन पर ही WhatsApp की सहमति लें
टिकटिंग फ़ॉर्म में फ़ोन नंबर के पास WhatsApp पर इवेंट अपडेट का एक चेकबॉक्स रखें, जिसे व्यक्ति ख़ुद टिक करे, और आगे के इवेंट की ख़बरों के लिए अलग चेकबॉक्स।
पास का डिज़ाइन एक बार बनाएँ
**Dynamic Experience → Image Experience** में नाम, टिकट टाइप और टिकट ID से बने QR कोड वाला पास डिज़ाइन करें, और लंबे नामों व हिन्दी नामों के साथ जाँच लें।
टिकटिंग को WhatsApp से जोड़ें
टिकट का पेमेंट होते ही आपका टिकटिंग सिस्टम inbound webhook या campaigns API को कॉल करे, ताकि कन्फ़र्मेशन कुछ सेकंड में चला जाए।
इवेंट से पहले सेगमेंट तैयार रखें
**CRM → Segment** में टिकट टाइप, वर्कशॉप और दिन के हिसाब से सेगमेंट बनाएँ, ताकि इवेंट वाले दिन का बदलाव सिर्फ़ ज़रूरत वालों को जाए।
इनबॉक्स को शिफ़्ट में संभालें
हेल्पडेस्क डिपार्टमेंट बनाएँ, सबसे ज़्यादा पूछे जाने वाले 20 सवालों के canned replies रखें, और एंट्री व लंच के पीक समय एक व्यक्ति सिर्फ़ इनबॉक्स पर रहे।
इवेंट के बाद काम पूरा करें
24 घंटे के अंदर अटेंडी को यूटिलिटी मैसेज में सर्टिफ़िकेट या सेशन की रिकॉर्डिंग, फ़ीडबैक की रिक्वेस्ट, और एग्ज़िबिटर को लीड के एक्सपोर्ट भेजें।
Compliance notes
- एग्ज़िबिटर लीड कैप्चर में विज़िटर को साफ़ बताएँ कि उसकी जानकारी किस कंपनी को जाएगी; लीड सिर्फ़ उसी एग्ज़िबिटर को दें जिसे विज़िटर ने चुना, हर स्पॉन्सर को नहीं।
- किसी ने टिकट ख़रीदा या शादी में बुलाया गया, सिर्फ़ इसलिए उसे मार्केटिंग सेगमेंट में न डालें; प्रचार सिर्फ़ उन्हें जाए जिन्होंने आगे के इवेंट की ख़बरें लेने की सहमति दी है।
- टिकट और पास के मैसेज में स्पॉन्सर का प्रचार न डालें, वरना उनकी कैटेगरी मार्केटिंग में बदली जा सकती है।
- Groups API वाले WhatsApp ग्रुप सिर्फ़ Official Business Account के लिए हैं और उनमें ज़्यादा से ज़्यादा 8 लोग हो सकते हैं, इसलिए अटेंडी से बात के लिए ग्रुप नहीं, सेगमेंट और कैंपेन इस्तेमाल करें।
- इवेंट के बाद मेहमानों और अटेंडी का डेटा बताई गई रिटेंशन अवधि पर मिटाएँ या गुमनाम करें, जैसा भारत के Digital Personal Data Protection Act, 2023 के सहमति और उद्देश्य वाले सिद्धांत कहते हैं।
- जिन लोगों ने आपको कभी मैसेज नहीं किया, उन्हें बड़ी घोषणा भेजने पर messaging limit आ सकती है; आपका portfolio 250 या 2,000 वाले टियर पर हो तो भेजने की योजना पहले से बनाएँ।
स्रोत
- Messaging limits — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Groups API — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Pricing on the WhatsApp Business Platform — Meta for Developers, checked 12 October 2026
Broadchat team · Product and partner success team
The people who build and support Broadchat, the white-label WhatsApp Business API platform. We write from what we see while onboarding partners and their clients on the official WhatsApp Cloud API, and we check every article against Meta's current documentation.
आख़िरी अपडेट:
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या WhatsApp पर QR कोड वाला एंट्री पास भेजा जा सकता है?
हाँ। हर अटेंडी के नाम और टिकट ID से बने QR कोड वाली अलग इमेज बनाएँ और उसे यूटिलिटी टेम्पलेट के इमेज हेडर में भेजें। गेट का स्कैनिंग ऐप इस QR को वैसे ही पढ़ता है जैसे छपे टिकट से।
क्या अटेंडी के लिए WhatsApp ग्रुप बनाना चाहिए?
आमतौर पर नहीं। Meta का Groups API सिर्फ़ Official Business Account को मिलता है और एक ग्रुप में ज़्यादा से ज़्यादा 8 लोग हो सकते हैं, इसलिए यह बस छोटे VIP या स्पीकर तालमेल के काम का है। अटेंडी के लिए सेगमेंट और टेम्पलेट इस्तेमाल करें, जिनमें हर व्यक्ति का opt-out भी माना जाता है।
किसी बदलाव की ख़बर 3,000 अटेंडी तक कितनी जल्दी पहुँच सकती है?
यह आपकी messaging limit और थ्रूपुट पर निर्भर है। जिन अटेंडी ने पिछले 24 घंटे में आपको मैसेज किया, उन्हें बिना टेम्पलेट का अपडेट जा सकता है; बाकी के लिए टेम्पलेट चाहिए और वे portfolio की रोज़ की अलग-अलग लोगों वाली लिमिट में गिने जाते हैं। इवेंट से कई दिन पहले अपना टियर देख लें।
"कल मिलते हैं" वाला मैसेज मार्केटिंग है या यूटिलिटी?
जिस इवेंट के लिए व्यक्ति पहले से रजिस्टर्ड है, उसका रिमाइंडर यूटिलिटी है, जब तक उसमें कोई प्रचार न हो। स्पॉन्सर का ऑफ़र या किसी दूसरे इवेंट पर छूट जोड़ते ही वह मार्केटिंग बन जाता है।
क्या एग्ज़िबिटर सिर्फ़ अपनी लीड देख सकते हैं?
लीड पर स्टॉल कोड का टैग लगाएँ और हर एग्ज़िबिटर को उसके टैग का एक्सपोर्ट दें। अगर एग्ज़िबिटर को लाइव एक्सेस चाहिए, तो सीमित रोल दें ताकि वे दूसरे एग्ज़िबिटर के कॉन्टैक्ट न देख सकें।