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ट्रैवल एजेंसी के लिए WhatsApp: कोटेशन, यात्रा-कार्यक्रम और सफ़र के दौरान मदद, एक ही चैट में
टूर ऑपरेटर, हॉलिडे प्लानर, तीर्थयात्रा आयोजक और कॉर्पोरेट ट्रैवल डेस्क के लिए: पूछताछ को जल्दी कोटेशन में बदलें, एडवांस और बाक़ी रकम वसूलें, वाउचर और यात्रा-कार्यक्रम भेजें, और सफ़र के दौरान यात्रियों की मदद करें।
लेखक Broadchat teamप्रकाशित 12 मिनट
The problems WhatsApp solves for ट्रैवल एजेंसी और टूर ऑपरेटर
पूछताछ आधी-अधूरी जानकारी के साथ आती है
“फ़ैमिली के लिए केरल पैकेज?” से न तारीख़ पता चलती है, न कितने लोग, न होटल की कैटेगरी, न बजट। कोटेशन देने से पहले एजेंट के पहले तीन मैसेज बुनियादी सवाल पूछने में चले जाते हैं।
कोटेशन देर से जाता है और तुलना हो जाती है
यात्री एक साथ तीन-चार एजेंसियों से पूछते हैं। जो एजेंसी सबसे पहले साफ़ कोटेशन और नमूना यात्रा-कार्यक्रम भेजती है, आमतौर पर वापस कॉल उसी को आता है।
एडवांस और बाक़ी रकम के पीछे भागना पड़ता है
बुकिंग एडवांस पर पक्की होती है और बाक़ी रकम रवानगी से कुछ हफ़्ते पहले देनी होती है। किसने कितना दिया, इसका हिसाब रखना और विनम्रता से याद दिलाना बहुत हाथ का काम है।
दस्तावेज़ इधर-उधर बिखरे रहते हैं
फ़्लाइट टिकट, होटल वाउचर, वीज़ा की कॉपी और दिन-वार कार्यक्रम ईमेल पर आते हैं, और एयरपोर्ट पर यात्री उन्हें ढूँढ नहीं पाते। फिर वे एजेंट को फ़ोन करते हैं।
सफ़र के दौरान सपोर्ट के लिए स्टाफ़ मुश्किल
मुन्नार में पिकअप देर से हो या सुबह 6 बजे फ़्लाइट बदल जाए, तुरंत जवाब चाहिए, पर जिस एजेंट ने ट्रिप बेची थी वह उस समय ड्यूटी पर न हो।
ट्रैवल बिज़नेस में WhatsApp कहाँ काम आता है
travel agency ke liye whatsapp का मतलब है पूरी यात्रा एक ही चैट में: चैटबॉट पूछताछ का ब्योरा इकट्ठा करता है, कंसल्टेंट उसी थ्रेड में कोटेशन और नमूना कार्यक्रम भेजता है, पेमेंट के रिमाइंडर और रसीदें समय पर जाती हैं, और वाउचर, ड्राइवर की जानकारी और सफ़र में मदद वहीं पहुँचती है जहाँ यात्री पहले से देखता है। टूर ऑपरेटर, तीर्थयात्रा आयोजक, हॉलिडे प्लानर और कॉर्पोरेट ट्रैवल डेस्क, सब यही क्रम अपनाते हैं।
लखनऊ या जयपुर की कोई एजेंसी जो सर्दियों में केरल-गोवा और गर्मियों में चार धाम या हिमाचल के पैकेज बेचती है, उसके लिए हर सीज़न में पूछताछ अचानक बढ़ती है। यात्रा एक लंबी बातचीत है, पूछताछ से वापसी तक अक्सर कई हफ़्ते, इसलिए यह नियम मायने रखता है कि आप कब खुलकर मैसेज कर सकते हैं। ग्राहक के मैसेज के बाद की 24 घंटे की कस्टमर सर्विस विंडो और टेम्पलेट से बातचीत दोबारा शुरू करने के बारे में WhatsApp Business API क्या है में पढ़ें।
पहले कौन से टेम्पलेट मंज़ूर करवाएँ
ये टेम्पलेट बुकिंग से वापसी तक का सफ़र संभालते हैं। हर मैसेज टेम्पलेट कोष्ठक में नमूना वैल्यू के साथ है।
| टेम्पलेट का नाम | कैटेगरी | नमूना |
|---|---|---|
quote_followup | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, {{2}} के लिए आपका कोटेशन तैयार है, यात्रा {{3}} से। तारीख़ या होटल बदलने हों तो यहीं लिखें। (श्रीवास्तव जी; केरल बैकवॉटर्स 5 रात/6 दिन; 13 दिसंबर) |
booking_confirmed_itinerary | यूटिलिटी | आदरणीय {{1}}, आपकी बुकिंग {{2}} ({{3}}) कन्फ़र्म है। कार्यक्रम साथ में है। (श्रीवास्तव जी; YBH-24117; केरल बैकवॉटर्स) |
balance_payment_due | यूटिलिटी | आदरणीय {{1}}, बाक़ी रकम {{2}} बुकिंग {{3}} के लिए {{4}} तक देनी है। भुगतान के लिए नीचे का बटन दबाएँ। (श्रीवास्तव जी; ₹68,400; YBH-24117; 28 नवंबर) |
pre_departure_details | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, आपकी यात्रा {{2}} से शुरू है। ड्राइवर {{3}} आपको {{4}} पर मिलेंगे। वाउचर साथ में हैं। (अंजलि जी; 13 दिसंबर; सुरेश; कोच्चि एयरपोर्ट गेट 2) |
trip_feedback_request | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, {{2}} से लौटने पर स्वागत है। यात्रा कैसी रही? नीचे रेटिंग दबाएँ। (अंजलि जी; केरल) |
group_departure_launch | मार्केटिंग | नमस्ते {{1}}, हमारी {{2}} ग्रुप यात्रा {{3}} के लिए बुकिंग खुली है। कार्यक्रम के लिए DETAILS लिखें। (रवि जी; चार धाम यात्रा; मई 2027) |
हिन्दी वर्शन hi भाषा कोड में सबमिट करें। कोटेशन का फ़ॉलो-अप तभी तक यूटिलिटी है जब तक वह उसी कोटेशन के बारे में है जो यात्री ने माँगा था। “हमारा गोवा ऑफ़र भी देखें” जोड़ते ही वह मार्केटिंग बन जाता है। कैटेगरी के नियम टेम्पलेट कैटेगरी वाले लेख में हैं।
पूछताछ चैटबॉट फ़्लो की रूपरेखा
- ट्रिगर: Click to WhatsApp Ads और New Message; पुराने यात्रियों को अलग रास्ते पर भेजने के लिए MY BOOKING पर Match Keyword।
- Send Message: स्वागत और जगह के बटन।
- Ask Question: यात्रा की तारीख़ (तारीख़ के रूप में जाँच के साथ), बड़े, बच्चे और उनकी उम्र, होटल की कैटेगरी, अनुमानित बजट।
- AI Data Collector: जो यात्री सब कुछ एक ही मैसेज में लिख देते हैं, उनके मैसेज से तारीख़, यात्री और बजट फ़ील्ड में निकालें।
- Save Variable Value: ब्योरा कस्टम फ़ील्ड में सेव करें और जगह का टैग लगाएँ।
- Working Hours: काम के घंटों में उस जगह के सेल्स डिपार्टमेंट को Assign to Agent; बाक़ी समय में तय समय तक कोटेशन भेजने का वादा।
- Send Conversion Event: विज्ञापन के लिए Meta को Lead Submitted रिपोर्ट करें।
- When Payment Transaction Complete: एक अलग फ़्लो बुकिंग कन्फ़र्मेशन और itinerary PDF भेजता है।
विज्ञापन सेट करने के लिए Click to WhatsApp ads गाइड और free entry point का मतलब देखें। फ़्लो बिना कोड बनाने के स्टेप चैटबॉट गाइड में हैं।
Broadchat में कौन से फ़ीचर काम आएँगे
- पूछताछ फ़्लो के लिए Chatbots → Chatbots; कई फ़्लो में इस्तेमाल होने वाले ट्रिप के ब्योरे के लिए Chatbots → Bot Fields।
- पाइपलाइन के लिए CRM → Boards: पूछताछ, कोटेशन भेजा, एडवांस मिला, बाक़ी रकम मिली, सफ़र में, पूरा।
- Payments → Payment Gateways (Razorpay, PayU, PhonePe लिंक) और Payments → Payment Orders।
- निजी यात्रा-कार्यक्रम के लिए Dynamic Experience → PDF Experience।
- जगह के हिसाब से सेल्स और सफ़र में यात्रियों के लिए ऑपरेशन डेस्क के लिए Department → Departments।
- वीज़ा नोट, सामान के नियम और रद्द करने की शर्तों के लिए CRM → Canned Replies।
- opt-in वाले पुराने यात्रियों को सीज़न लॉन्च के लिए CRM → Segment और CRM → Bulk Campaign।
एक उदाहरण से हिसाब (सिर्फ़ समझाने के लिए)
यह सिर्फ़ उदाहरण है, कोई अनुमान नहीं। मान लीजिए एक एजेंसी को महीने में 500 पैकेज पूछताछ आती हैं और 6%, यानी 30, बुकिंग में बदलती हैं। अगर तेज़ और पूरे कोटेशन से यह 7% हो जाए, तो 5 बुकिंग ज़्यादा होती हैं। हर बुकिंग पर औसत ₹9,000 के मार्जिन से यह महीने के ₹45,000 हैं। ऑटोमैटिक बाक़ी-रकम रिमाइंडर से पेमेंट के पीछे भागने का समय भी घटता है। इसमें से भेजे गए टेम्पलेट का Meta चार्ज, महीने की मुफ़्त सीमा के बाद के सर्विस मैसेज और प्लेटफ़ॉर्म सब्सक्रिप्शन घटाएँ; देखें WhatsApp API pricing।
यह किसके लिए सही है
यह उन एजेंसियों के लिए है जिनके पास एक व्यक्ति के फ़ोन से संभलने से ज़्यादा पूछताछ आती है, या जो विज्ञापन और ग्रुप टूर चलाती हैं। महीने में कुछ ही ट्रिप वाला छोटा एजेंट WhatsApp Business app पर रह सकता है; दोनों की तुलना ऐप बनाम API में देखें। ट्रिप के बाद रिव्यू लेने के लिए हिन्दी फ़ीडबैक टेम्पलेट और बाक़ी रकम के लिए पेमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट काम आएँगे। जो ट्रैवल मार्केटिंग एजेंसियाँ टूर ऑपरेटरों के साथ काम करती हैं, वे यही सेटअप अपने ब्रांड नाम से पार्टनर प्रोग्राम के ज़रिए दे सकती हैं।
Use cases with example messages
पैकेज पूछताछ और जल्दी कोटेशन
चैटबॉट जगह, तारीख़, बड़ों और बच्चों की संख्या, होटल की कैटेगरी और बजट पूछ लेता है, फिर पूरा ब्योरा ट्रैवल कंसल्टेंट को देता है, जो उसी चैट में कोटेशन और नमूना कार्यक्रम भेजता है।
Reply inside the 24-hour window
Business: यात्रा बंधु हॉलिडेज़, लखनऊ से संपर्क करने के लिए धन्यवाद। आप कहाँ घूमना चाहेंगे? [केरल] [कश्मीर] [विदेश]
Example message यात्रा-कार्यक्रम PDF के साथ बुकिंग कन्फ़र्मेशन
एडवांस मिलते ही यूटिलिटी टेम्पलेट से बुकिंग की पुष्टि भेजें, साथ में यात्री के नाम, तारीख़, होटल और पिकअप के समय वाला निजी itinerary PDF।
utility template
Business: आदरणीय श्रीवास्तव जी, 13 दिसंबर 2026 से आपका केरल बैकवॉटर्स पैकेज (5 रात/6 दिन, 2 बड़े, 1 बच्चा) कन्फ़र्म है। बुकिंग ID: YBH-24117। दिन-वार कार्यक्रम साथ में है।
Example message बाक़ी रकम के रिमाइंडर
बाक़ी रकम की आख़िरी तारीख़ से पहले सही रकम और पेमेंट लिंक के साथ याद दिलाएँ, और पेमेंट आते ही रिमाइंडर अपने-आप बंद हो जाएँ।
utility template
Business: आदरणीय श्रीवास्तव जी, बुकिंग YBH-24117 की बाक़ी रकम ₹68,400, रवानगी से 15 दिन पहले यानी 28 नवंबर 2026 तक देनी है। सुरक्षित भुगतान: pay.yatrabandhu.in/YBH-24117
Example message रवानगी से पहले की चेकलिस्ट और दस्तावेज़
रवानगी से दो-तीन दिन पहले वाउचर, ड्राइवर का नाम और नंबर, मौसम की जानकारी और पैकिंग की चेकलिस्ट भेजें, ताकि यात्री के पास सब कुछ एक ही चैट में हो।
utility template
Business: नमस्ते अंजलि जी, आपकी यात्रा रविवार 13 दिसंबर से शुरू है। आपके ड्राइवर सुरेश (94470 12345) कोच्चि एयरपोर्ट के अराइवल, गेट 2 पर सुबह 10:30 बजे मिलेंगे। होटल वाउचर साथ में हैं।
Example message सफ़र के दौरान सपोर्ट डेस्क
सफ़र के दौरान यात्री उसी नंबर पर लिखते हैं। जो यात्री अभी ट्रिप पर हैं, उनकी चैट पर टैग लगता है और वह ऑपरेशन डेस्क तक जाती है, जो लंबे समय तक काम करता है।
Reply inside the 24-hour window
सीज़न और ग्रुप टूर के कैंपेन
ग्रुप टूर, गर्मी की छुट्टियों के अर्ली-बर्ड पैकेज या तीर्थयात्रा की ख़बर उन पुराने यात्रियों को दें जिन्होंने opt-in किया है, जिस जगह के बारे में उन्होंने पूछा था उसके हिसाब से बाँटकर।
marketing template
Business: नमस्ते रवि जी, मई 2027 की हमारी चार धाम ग्रुप यात्रा की बुकिंग खुल गई है: 11 रातें, हरिद्वार से, ₹38,500 प्रति व्यक्ति से शुरू। कार्यक्रम के लिए DETAILS लिखें। ऑफ़र बंद करने के लिए STOP लिखें।
Example message
A rollout playbook
पूछताछ का ब्योरा तय करें
तय करें कि कोटेशन के लिए कंसल्टेंट को कौन-सी छह बातें चाहिए, और चैटबॉट से हैंडओवर से पहले सब इकट्ठा करवाएँ। कोटेशन तुरंत तेज़ हो जाते हैं।
चैट शुरू करवाने वाले विज्ञापन चलाएँ
Click-to-WhatsApp ads से आई चैट का 24 घंटे में जवाब देने पर 7 दिन तक की free entry point window खुलती है, जो ट्रैवल कोटेशन की लंबी बातचीत के लिए सही बैठती है।
पेमेंट रिमाइंडर ऑटोमेट करें
गेटवे जोड़ें, बुकिंग पर एडवांस और बाक़ी रकम की तारीख़ें सेव करें, और ऐसे रिमाइंडर शेड्यूल करें जो पेमेंट मिलते ही रुक जाएँ।
हर यात्री का अपना दस्तावेज़
यात्रा-कार्यक्रम के लिए PDF टेम्पलेट इस्तेमाल करें, ताकि हर यात्री को अपने नाम, तारीख़ और पिकअप के ब्योरे वाला दस्तावेज़ मिले।
सफ़र वाली डेस्क तैयार रखें
कॉन्टैक्ट पर यात्रा की तारीख़ों का टैग लगाएँ, और जो अभी सफ़र में हैं उनकी चैट लंबे समय तक चलने वाले ऑपरेशन डिपार्टमेंट को भेजें।
लौटने के बाद फ़ीडबैक लें
ट्रिप ख़त्म होने के अगले दिन छोटी सी रेटिंग माँगें, और कम रेटिंग पर सार्वजनिक रिव्यू माँगने से पहले ख़ुद बात करें।
Compliance notes
- पासपोर्ट, वीज़ा और ID की कॉपी संवेदनशील हैं। इन्हें सुरक्षित अपलोड से लें, पहुँच सिर्फ़ ऑपरेशन टीम तक रखें, और ट्रिप पूरी होने पर, जब आपके रिकॉर्ड रखने के नियम इजाज़त दें, मिटा दें।
- कोटेशन में क्या शामिल है, क्या नहीं, टैक्स और कब तक मान्य है, सब साफ़ लिखें। हवाई किराया और होटल के दाम बदलते हैं; मान्यता की तारीख़ के बाद कोटेशन को पक्का न बताएँ।
- एडवांस लेने से पहले रद्द करने और रिफ़ंड की शर्तें लिखकर दें, और ध्यान रखें कि कैंपेन के मैसेज उनसे उलट बात न कहें।
- पूछताछ भविष्य के प्रचार की सहमति नहीं है। पुराने पूछताछ करने वालों को सीज़न कैंपेन में जोड़ने से पहले पूछें, और STOP के जवाब का पालन करें।
- चैट में कार्ड नंबर या UPI PIN कभी न माँगें; गेटवे का पेमेंट लिंक इस्तेमाल करें।
- विदेशी यात्रियों के लिए पक्का करें कि आपके पास उनके नंबर पर मैसेज की सहमति है, और याद रखें कि अमेरिका (+1) के नंबरों पर मार्केटिंग टेम्पलेट डिलीवर नहीं होते।
स्रोत
- Pricing on the WhatsApp Business Platform — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Per-user marketing template limits — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Get opt-in for WhatsApp — Meta for Developers, checked 12 October 2026
Broadchat team · Product and partner success team
The people who build and support Broadchat, the white-label WhatsApp Business API platform. We write from what we see while onboarding partners and their clients on the official WhatsApp Cloud API, and we check every article against Meta's current documentation.
आख़िरी अपडेट:
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या फ़्लाइट टिकट और होटल वाउचर WhatsApp पर भेज सकते हैं?
हाँ। चैट में 100 MB तक के दस्तावेज़ भेजे जा सकते हैं, और 24 घंटे की विंडो के बाहर यात्री को मैसेज करते समय यूटिलिटी टेम्पलेट में PDF हेडर लग सकता है। हर यात्री के लिए अलग itinerary PDF भी बनाया जा सकता है।
क्या Click-to-WhatsApp ad से आई ट्रैवल पूछताछ सस्ती पड़ती है?
जब कोई Click-to-WhatsApp ad से आपको मैसेज करता है और आप 24 घंटे के अंदर जवाब देते हैं, तो Meta की free entry point window 7 दिन तक लागू रहती है। ट्रैवल कोटेशन में अक्सर कई दिन की बातचीत होती है, इसलिए यह काम का है।
सफ़र के दौरान रात में यात्रियों की मदद कैसे करें?
यात्रियों पर उनकी ट्रिप की तारीख़ों का टैग लगाएँ और उनकी चैट लंबे घंटों वाले ऑपरेशन डिपार्टमेंट को भेजें। Working Hours स्टेप बाक़ी लोगों को बता सकता है कि सेल्स टीम कब जवाब देगी।
क्या बाक़ी रकम का रिमाइंडर मार्केटिंग मैसेज है?
नहीं। कन्फ़र्म बुकिंग पर यात्री की बाक़ी रकम का रिमाइंडर यूटिलिटी मैसेज है। दूसरी ट्रिप के ऑफ़र इसमें न जोड़ें।
क्या विदेशी यात्रियों को मैसेज कर सकते हैं?
हाँ, अगर उन्होंने अपना नंबर और सहमति दी है। अलग-अलग देश की दरें अलग हैं, और WhatsApp अभी अमेरिका के नंबरों पर मार्केटिंग टेम्पलेट डिलीवर नहीं करता, इसलिए उन्हें सिर्फ़ लेन-देन वाले मैसेज भेजें।