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डिस्ट्रीब्यूटर और होलसेलर के लिए WhatsApp: रिटेलर के ऑर्डर, बकाया स्टेटमेंट और स्कीम
डिस्ट्रीब्यूटर की प्लेबुक: रिटेलर WhatsApp कैटलॉग से दोबारा ऑर्डर करें, GST इनवॉइस और बकाया स्टेटमेंट PDF में पाएँ, स्कीम की ख़बर सही दुकानों तक पहुँचे, और सेल्समैन की बीट वैसी ही चलती रहे।
लेखक Broadchat teamप्रकाशित 12 मिनट
The problems WhatsApp solves for b2b डिस्ट्रीब्यूटर, होलसेलर और स्टॉकिस्ट
ऑर्डर हाथ से लिखी लिस्ट की फ़ोटो बनकर आते हैं
किराना और मेडिकल स्टोर वाले सेल्समैन के निजी नंबर पर कॉपी के पन्ने की फ़ोटो या वॉइस नोट भेजते हैं। ऑफ़िस में कोई उसे बिलिंग सॉफ़्टवेयर में टाइप करता है, आधे SKU का अंदाज़ा लगाता है और बाकी के लिए फ़ोन करता है।
सेल्समैन ही इकलौता रास्ता है
सेल्समैन छुट्टी पर जाए या नौकरी बदल ले, तो डिस्ट्रीब्यूटर के हाथ से रिटेलर की ऑर्डर हिस्ट्री निकल जाती है, और कभी-कभी रिटेलर भी। पूरा रिश्ता एक फ़ोन में बंद रहता है।
वसूली बिक्री से पीछे रह जाती है
बकाया रकम फ़ोन और काग़ज़ी खाते से मिलाई जाती है। रिटेलर बैलेंस पर बहस करते हैं क्योंकि उन्हें इनवॉइस की कॉपी कभी मिली ही नहीं, और अकाउंट्स टीम हर महीने उन्हीं लोगों के पीछे भागती है।
स्कीम काउंटर तक नहीं पहुँचती
कंपनी किसी नए SKU पर 10 पर 1 फ़्री की स्कीम निकालती है, और स्कीम ख़त्म होने से पहले सिर्फ़ उन्हीं रिटेलर को पता चलता है जिनके यहाँ सेल्समैन उस हफ़्ते गया था।
कैटलॉग प्रिंटआउट से तेज़ बदलता है
रेट, MRP और पैक साइज़ बार-बार बदलते हैं। छपी रेट लिस्ट और फ़ॉरवर्ड हुई PDF कुछ ही हफ़्तों में पुरानी हो जाती हैं, और फिर बिलिंग पर झगड़े होते हैं।
डिस्ट्रीब्यूटर ऑर्डर को WhatsApp पर क्यों ले जाते हैं
रिटेलर पहले से WhatsApp पर ऑर्डर देते हैं, बस सेल्समैन के निजी फ़ोन पर, फ़ोटो और वॉइस नोट से। wholesale distributor ke liye whatsapp का मतलब है इसी आदत को एक कंपनी नंबर पर लाना, जहाँ कैटलॉग हो, ढंग से बने ऑर्डर हों, PDF इनवॉइस और महीने के स्टेटमेंट हों, और सेल्समैन shared inbox से रिश्ता संभालता रहे। यह FMCG, फ़ार्मा, हार्डवेयर, इलेक्ट्रिकल और स्टेशनरी डिस्ट्रीब्यूटर के लिए है जो 100 से लेकर कुछ हज़ार रिटेल काउंटर तक सप्लाई करते हैं। अगर आप दुकानों को नहीं, सीधे ग्राहकों को बेचते हैं, तो ई-कॉमर्स प्लेबुक ज़्यादा सही है।
प्लेटफ़ॉर्म आपके लिए नया है, तो पहले WhatsApp Business API क्या है पढ़ें। ज़्यादातर रिटेलर ऑर्डर के लिए पहले आपको मैसेज करेंगे, जिससे 24 घंटे की कस्टमर सर्विस विंडो खुलती है; बाद में भेजे जाने वाले इनवॉइस, स्टेटमेंट और विज़िट की सूचना के लिए मंज़ूर मैसेज टेम्पलेट चाहिए।
पहले मंज़ूर करवाने वाले टेम्पलेट
| टेम्पलेट का नाम | कैटेगरी | नमूना |
|---|---|---|
order_received_b2b | यूटिलिटी | ऑर्डर {{1}} मिल गया: {{2}} आइटम, {{3}} + GST। डिलीवरी {{4}} को। कोई बदलाव हो तो यहीं बताएँ। (GT-10422; 18; ₹14,860; शुक्रवार 17 अक्टूबर) |
gst_invoice_pdf (डॉक्यूमेंट हेडर) | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, {{3}} का आपका टैक्स इनवॉइस {{2}} साथ में है। देय तारीख़: {{4}}। (शर्मा जी; GT/2026-27/3381; ₹17,534.80; 31 अक्टूबर 2026) |
outstanding_statement (डॉक्यूमेंट हेडर) | यूटिलिटी | {{1}} का {{2}} तक का स्टेटमेंट: {{4}} इनवॉइस पर {{3}} बकाया। भुगतान यहाँ करें: {{5}} (शर्मा जनरल स्टोर; 1 नवंबर 2026; ₹42,310; 3; pay.ganeshtraders.in/s/2291) |
salesman_visit_notice | यूटिलिटी | नमस्ते {{1}}, {{2}} {{3}} को {{4}} के बीच आपकी दुकान पर आएँगे। चाहें तो यहीं ऑर्डर भेज दें। (गुप्ता जी; रवि; गुरुवार 16 अक्टूबर; 11 से 1 बजे) |
dispatch_vehicle_details | यूटिलिटी | ऑर्डर {{1}} गाड़ी {{2}} से गोदाम से निकल चुका है, ड्राइवर {{3}}। पहुँचने का समय: {{4}}। (GT-10422; RJ14 GD 4471; महेश; शाम 4 बजे) |
scheme_announcement | मार्केटिंग | {{1}} तक नई स्कीम: {{2}}। अगली डिलीवरी में जोड़ने के लिए Order दबाएँ। (31 अक्टूबर; सूर्या आटा 5 kg की 10 पेटी पर 1 फ़्री) |
पेमेंट की भाषा सामान्य रखें: "देय तारीख़" और "बकाया", "आख़िरी नोटिस" नहीं। लहजा मंज़ूरी पर कैसे असर डालता है, यह टेम्पलेट गाइड में है, और हिन्दी में तैयार रिमाइंडर पेमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट पेज पर हैं।
ऑर्डर वाला चैटबॉट
- ट्रिगर: "order", "rate list", "maal" जैसे शब्दों पर Match Keyword, और सिर्फ़ नमस्ते कहने वाले रिटेलर के लिए New Message।
- Catalog टाइप का Send Message, ताकि रिटेलर WhatsApp में ही देखकर कार्ट बनाए।
- When New Order Received: रिटेलर कोड और बीट जोड़ने के लिए Native Ecommerce Actions (Update Order); Send Message ऑर्डर नंबर के साथ कन्फ़र्म करता है।
- डिलीवरी नोट के लिए Ask Question ("ड्राइवर के लिए कुछ और?") और Save Variable Value।
- हाथ से लिखी लिस्ट की फ़ोटो या वॉइस नोट: Assign to Agent, रिटेलर के अपने सेल्समैन के पास, जो ऑर्डर एंट्री करता है।
- "statement" या "balance" शब्द पर: Document टाइप का Send Message, ताज़ा PDF स्टेटमेंट के साथ।
- Working Hours: शाम 7 बजे के बाद के ऑर्डर का जवाब तुरंत जाता है, पर काम अगली सुबह होता है।
Broadchat में किन फ़ीचर का इस्तेमाल करें
- Ecommerce → Products, Ecommerce → Orders और Ecommerce → Store Front: कैटलॉग, ऑर्डर और शेयर करने लायक ऑर्डर पेज।
- Dynamic Experience → PDF Experience: आपके डेटा से हर रिटेलर का अपना बकाया स्टेटमेंट।
- Zoho Books ऐप (या Google Sheets, या आपके बिलिंग सॉफ़्टवेयर से Webhook) के साथ Automations → Workflow, ताकि इनवॉइस और स्टेटमेंट अपने आप जाएँ।
- Payments → Payment Gateways: Razorpay या PayU से WhatsApp पेमेंट, या PhonePe लिंक, और किसने भुगतान किया यह देखने के लिए Payments → Payment Orders।
- रिटेलर कोड, GSTIN, बीट और क्रेडिट लिमिट के लिए CRM → Super Field; कैटेगरी के हिसाब से स्कीम ऑडियंस के लिए CRM → Segment।
- Department → Departments (हर बीट या टेरिटरी का एक) और CRM → Live Chat, ताकि हर सेल्समैन अपने रिटेलर देखे।
- महीने की शुरुआत के स्टेटमेंट के लिए Repeat वाला CRM → Bulk Campaign।
अनुमानित ROI
ये आँकड़े सिर्फ़ उदाहरण हैं; अपने आँकड़े लगाएँ। गणेश ट्रेडर्स 600 रिटेलर को सप्लाई करते हैं। अगर एक ऑफ़िस एग्ज़िक्यूटिव रोज़ 3 घंटे फ़ोटो वाले ऑर्डर टाइप करने और फ़ोन पर पूछने में लगाता है, और कैटलॉग के ऑर्डर इसे 1 घंटे पर ले आएँ, तो महीने में लगभग 50 घंटे बचते हैं, ₹200 प्रति घंटे की लागत पर करीब ₹10,000। अगर पेमेंट लिंक वाले PDF स्टेटमेंट ₹6,00,000 की वसूली 10 दिन पहले ले आएँ, और वर्किंग कैपिटल की सालाना लागत 12% हो, तो महीने में करीब ₹2,000 का ब्याज बचता है।
इसमें से Meta के इनवॉइस, स्टेटमेंट और स्कीम टेम्पलेट के चार्ज, हर नंबर के महीने के 1,000 मुफ़्त सर्विस मैसेज के बाद के मैसेज (1 अक्टूबर 2026 से चार्ज होते हैं) और प्लेटफ़ॉर्म की सब्सक्रिप्शन घटाएँ। अंदाज़ा लगाने के लिए WhatsApp API pricing पेज देखें। स्कीम भेजने से पहले सहमति कैसे लें, यह opt-in के सही तरीक़े वाले लेख में है।
ERP और DMS बेचने वालों के लिए
डिस्ट्रीब्यूटर मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर कंपनियाँ और Tally या Zoho पार्टनर WhatsApp ऑर्डरिंग को अपने ब्रांड से पार्टनर प्रोग्राम के ज़रिए जोड़ सकते हैं। माल पहुँचाने वाली डिलीवरी टीम के लिए कूरियर और लॉजिस्टिक्स प्लेबुक भी देखें।
Use cases with example messages
WhatsApp कैटलॉग से दोबारा ऑर्डर
रिटेलर चैट में ही कैटलॉग खोलता है, मात्रा के साथ आइटम जोड़ता है और कार्ट भेज देता है। ऑर्डर SKU के साथ ऑर्डर लिस्ट में आ जाता है, ऑफ़िस को अब लिखावट नहीं पढ़नी पड़ती।
Reply inside the 24-hour window
Business: नमस्ते शर्मा जी, गणेश ट्रेडर्स की इस हफ़्ते की रेट लिस्ट देखने के लिए नीचे टैप करें। आइटम कार्ट में जोड़कर भेज दें; मालवीय नगर में हमारी डिलीवरी मंगलवार और शुक्रवार को होती है।
Example message ऑर्डर मिलने और डिस्पैच का कन्फ़र्मेशन
हर ऑर्डर को ऑर्डर नंबर, आइटम की गिनती और रकम के साथ कन्फ़र्म करें, फिर गाड़ी और डिलीवरी के दिन के साथ डिस्पैच की सूचना भेजें।
utility template
Business: ऑर्डर GT-10422 मिल गया: 18 आइटम, ₹14,860 + GST। डिलीवरी शुक्रवार 17 अक्टूबर को गाड़ी RJ14 GD 4471 से। कोई बदलाव हो तो आज शाम 6 बजे से पहले यहीं बताएँ।
Example message GST इनवॉइस PDF में
बिल बनते ही इनवॉइस की PDF डॉक्यूमेंट हेडर में भेजें, ताकि रिटेलर के पास कॉपी रहे और झगड़े कम हों।
utility template
Business: नमस्ते शर्मा जी, ₹17,534.80 का आपका टैक्स इनवॉइस GT/2026-27/3381 साथ में है। देय तारीख़: 31 अक्टूबर 2026।
Example message महीने का बकाया स्टेटमेंट
महीने के पहले कामकाजी दिन हर रिटेलर को खुले इनवॉइस का अपना PDF स्टेटमेंट और पेमेंट लिंक मिलता है। गेटवे से पेमेंट हो गया का स्टेटस आते ही आगे के रिमाइंडर रुक जाते हैं।
utility template
Business: शर्मा जनरल स्टोर का 1 नवंबर 2026 तक का स्टेटमेंट: 3 इनवॉइस पर ₹42,310 बकाया (PDF साथ में)। UPI या नेट बैंकिंग से भुगतान करें: pay.ganeshtraders.in/s/2291
Example message स्कीम और नए SKU की घोषणा
कंपनी की स्कीम और नए प्रोडक्ट उन्हीं रिटेलर को भेजें जिन्होंने ऑफ़र लेने की सहमति दी है, और वे जो कैटेगरी ख़रीदते हैं उसी हिसाब से छाँटें, ताकि मेडिकल स्टोर को डिटर्जेंट की स्कीम न जाए।
marketing template
Business: 31 अक्टूबर तक नई स्कीम: सूर्या आटा 5 kg की 10 पेटी लें, 1 फ़्री पाएँ। अगली डिलीवरी में जोड़ने के लिए Order दबाएँ। स्कीम के मैसेज बंद करने के लिए STOP लिखें।
Example message सेल्समैन की बीट और विज़िट की सूचना
सेल्समैन के आने से एक दिन पहले रिटेलर को बताया जाता है कि कौन और कब आएगा, ताकि दुकान पर न हों तो ऑर्डर पहले ही भेज सकें।
utility template
Business: नमस्ते गुप्ता जी, गणेश ट्रेडर्स से रवि गुरुवार 16 अक्टूबर को सुबह 11 से दोपहर 1 बजे के बीच आपकी दुकान पर आएँगे। चाहें तो उससे पहले यहीं ऑर्डर भेज दें।
Example message
A rollout playbook
कैटलॉग में अपने असली SKU डालें
**Ecommerce → Products** में वही SKU कोड डालें जो बिलिंग सॉफ़्टवेयर में हैं, साथ में पैक साइज़, MRP और ट्रेड प्राइस, ताकि ऑर्डर बिना अनुवाद के एंट्री हो सकें।
बातचीत को एक बिज़नेस नंबर पर लाएँ
कंपनी का नंबर हर काउंटर के स्टिकर और सेल्समैन के विज़िटिंग कार्ड पर छापें, और shared inbox में हर बीट के रिटेलर उसके सेल्समैन के पास भेजें।
इनवॉइस और स्टेटमेंट अपने आप भेजें
अपने अकाउंटिंग सिस्टम को **Automations → Workflow** से जोड़ें, ताकि इनवॉइस और महीने की शुरुआत के स्टेटमेंट अकाउंट्स टीम के WhatsApp छुए बिना चले जाएँ।
स्कीम की सहमति अलग से लें
हर रिटेलर से एक बार पूछें कि उसे स्कीम के अपडेट चाहिए या नहीं; जवाब एक कस्टम फ़ील्ड में रखें और स्कीम के सेगमेंट सिर्फ़ हाँ कहने वालों से बनाएँ।
बीट के हिसाब से नापें
रिटेलर पर बीट और सेल्समैन का टैग लगाएँ, ताकि WhatsApp पर ऑर्डर करने वालों और न करने वालों के ऑर्डर की बारंबारता और वसूली की तुलना कर सकें।
Compliance notes
- इनवॉइस, स्टेटमेंट और डिस्पैच टेम्पलेट में कोई स्कीम या ऑफ़र न लिखें, वरना Meta उन्हें मार्केटिंग कैटेगरी में डाल सकता है।
- पेमेंट रिमाइंडर तथ्य वाले और विनम्र हों; धमकी वाले टेम्पलेट Meta रिजेक्ट करता है, और रिटेलर पर दबाव रिश्ता बिगाड़ता है।
- रिटेलर से चैट में कभी UPI PIN, OTP या बैंक पासवर्ड न माँगें; सिर्फ़ गेटवे का पेमेंट लिंक भेजें।
- WhatsApp पर भेजा GST इनवॉइस वही डॉक्यूमेंट हो जो आपका बिलिंग सिस्टम जारी करता है; फ़ाइल हुए इनवॉइस से अलग कोई ड्राफ़्ट न भेजें।
- सेल्समैन नौकरी छोड़े तो उसी दिन टीम सेटिंग में उसका एक्सेस हटाएँ; बातचीत की हिस्ट्री बिज़नेस के पास रहती है।
- फ़ार्मा डिस्ट्रीब्यूटर आम लोगों को प्रिस्क्रिप्शन दवाओं का प्रचार न करें; स्कीम के मैसेज सिर्फ़ रजिस्टर्ड रिटेल केमिस्ट के लिए हैं।
स्रोत
- Pricing on the WhatsApp Business Platform — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- Message templates overview — Meta for Developers, checked 12 October 2026
- WhatsApp Business Messaging Policy — WhatsApp, checked 12 October 2026
Broadchat team · Product and partner success team
The people who build and support Broadchat, the white-label WhatsApp Business API platform. We write from what we see while onboarding partners and their clients on the official WhatsApp Cloud API, and we check every article against Meta's current documentation.
आख़िरी अपडेट:
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या रिटेलर बिना कोई ऐप डाले कैटलॉग से ऑर्डर कर सकते हैं?
हाँ। कैटलॉग WhatsApp के अंदर ही खुलता है, रिटेलर आइटम और मात्रा जोड़कर कार्ट भेजता है, और ऑर्डर SKU के साथ आपकी ऑर्डर लिस्ट में आ जाता है। अलग ऐप या लॉगिन की ज़रूरत नहीं।
क्या GST इनवॉइस और बकाया स्टेटमेंट यूटिलिटी मैसेज हैं?
हाँ, जब तक वे सिर्फ़ रिटेलर के मौजूदा ऑर्डर और खाते के बारे में हों। उसी मैसेज में स्कीम या नया प्रोडक्ट जोड़ते ही वह मार्केटिंग बन जाता है।
क्या यह मेरे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर से जुड़ सकता है?
Zoho Books का workflow builder में नेटिव ऐप है। ज़्यादातर बाकी सिस्टम Google Sheets और webhook से जुड़ जाते हैं; जिस सिस्टम का API है उसे API call स्टेप से जोड़ा जा सकता है, पर इसके लिए आपके सॉफ़्टवेयर वेंडर को थोड़ा सेटअप करना होगा।
सेल्समैन नौकरी छोड़ दे तो रिटेलर की चैट का क्या होगा?
चैट कंपनी नंबर और shared inbox में ही रहती हैं। उसके रिटेलर नए सेल्समैन को सौंपें और उसका अकाउंट हटा दें; हिस्ट्री बिना रुकावट आगे चलती है।
क्या मैं अपनी लिस्ट के हर रिटेलर को स्कीम भेज सकता हूँ?
सिर्फ़ उन्हीं रिटेलर को जिन्होंने स्कीम के अपडेट लेने की सहमति दी है। सबको भेजने से ब्लॉक बढ़ते हैं, जो quality rating घटाते हैं और आपके नंबर पर रोक लगवा सकते हैं।